KennzahlensystemeKennzahlensysteme als Grundlage für Kennzahlenmanagement

Kennzahlen und Kennzahlensysteme zeigen, wie das Unternehmen funktioniert. Sie machen Erfolge, Chancen, Risiken und Schwächen sichtbar. Dazu müssen Geschäftsvorfälle, Prozesse, Produkte, Kunden und Märkte in die passenden Kennzahlen überführt werden. Hier erklären wir, wie Sie mit Kennzahlensystemen und Kennzahlenmanagement Ihr Unternehmen – wie einen Regelkreis – planen und steuern können.

Geschäftsvorfälle sind Grundlage für Kennzahlen

Jeder Pilot braucht in seinem Cockpit verlässliche Instrumente, die ihm anzeigen, wie schnell und wie hoch er fliegt, in welche Richtung er unterwegs ist, wie viel Treibstoff noch im Tank ist und vieles mehr. Nur so wird er seinen Zielflughafen erreichen. Genauso brauchen Manager Kennzahlen. Sie sollen das Geschehen im Unternehmen auf einfache Weise sichtbar machen, und sie sollen anzeigen, ob alles „auf Kurs“ ist. Das ist notwendig, weil sich jeden Tag in großen und kleinen Unternehmen unzählige Geschäftsvorfälle ereignen. Beispiele sind:

  • ein Kunde bezahlt seine Rechnung,
  • ein Mitarbeiter meldet sich krank,
  • ein Besucher klickt die Webseite des Unternehmens an,
  • die Vorgabezeit im Arbeitsplan wird korrigiert,
  • der Vorstand verhandelt mit Partnern über ein Joint Venture in China.

Diese sehr willkürliche Auswahl zeigt das breite Spektrum möglicher Geschäftsvorfälle. Viele sind selbstverständlich und werden nur von einem Sachbearbeiter wahrgenommen; er stößt dann einen mehr oder weniger komplexen Prozess an, mit dem der Geschäftsvorfall verarbeitet wird. Andere Geschäftsvorfälle haben strategische Bedeutung und entscheiden über den Erfolg des Unternehmens in der Zukunft. Aber nicht immer lässt sich sagen, ob ein Vorfall alltäglich oder strategisch ist. Manchmal haben kleine Dinge eine große Wirkung. Um darauf vorbereitet zu sein, braucht es Kennzahlen.

Wie Geschäftsvorfälle mit Kennzahlen gemanagt werden

Um Licht in das Geflecht von Geschäftsvorfällen zu bekommen, überziehen Manager das Unternehmen mit einem mehr oder weniger komplexen Kennzahlensystem. Sie wollen diese vielen Geschäftsvorfälle sichtbar machen und bewerten können. Denn nur dann können die Manager eingreifen, wenn es Kursabweichungen gibt, oder entscheiden, welcher Kurs eingeschlagen werden soll, um Chancen zu nutzen und Gefahren zu meiden.

1. Kenngrößen bilden Geschäftsvorfälle ab

Dazu wird ein Geschäftsvorfall mit einer oder mehreren Kenngrößen verbunden und beschrieben. Die Zahlung einer Rechnung wird beispielsweise durch den Geldbetrag, die Einzahlung, und das Datum des Zahlungseingangs abgebildet. Welche Kenngrößen bei einem einzelnen Geschäftsvorfall erfasst werden, hängt davon ab, was rechtlich gefordert ist (Dokumentationspflicht) und was das Management später damit erkennen oder daraus ableiten will.

2. Kenngrößen werden zu Kennzahlen verdichtet

Aus der Vielzahl der Kenngrößen, die so jeden Tag entstehen, kann kein Mensch etwas erkennen oder ableiten. Deshalb werden diese Kenngrößen mit Kennzahlen oder Indikatoren zusammengefasst. Mit einer Kennzahl muss angegeben werden, welche Kenngrößen dort einfließen und wie die Kennzahl aus den Kenngrößen berechnet wird. Aus der Bezahlung einer Rechnung an einem bestimmten Tag kann dann die Kennzahl „Cashflow aus dem operativen Geschäft“ gebildet werden, indem alle Einzahlungen zu Rechnungen zwischen dem 1.1. und dem 31.12. eines Jahres addiert werden.

3. Kennzahlensysteme ordnen die Kennzahlen

So entstehen Kennzahlen, die wichtige Geschäftsvorfälle oder Sachverhalte in einem Unternehmen so abbilden, dass das Management damit arbeiten kann. Welche Kennzahlen dabei wichtig sind und wie diese zusammenhängen, das wird in einem Kennzahlensystem festgelegt. Dort werden alle Kennzahlen benannt und erläutert. Zudem werden die Zusammenhänge der Kennzahlen dargestellt und erklärt. Meistens werden im Unternehmen mehrere Kennzahlensysteme entwickelt, die dann die Geschäftsvorfälle in einem einzelnen Bereich wie Vertrieb, Marketing, Unternehmensführung, Produktmanagement, Produktion, Einkauf oder Personalwesen abbilden.

4. Kennzahlenmanagement leitet aus Kennzahlen Maßnahmen ab

Mit den so geordneten Kennzahlen kann das Management arbeiten. Es hat diese wie der Pilot seine Anzeigen im Cockpit immer im Blick. Einige Kennzahlen sind permanent sichtbar; sie bilden das Geschehen quasi synchron ab – auf dem Computer des Managers oder auf der Anzeigentafel in der Produktionshalle. Andere Kennzahlen werden in Berichten oder Reports zusammengestellt, aufbereitet und visualisiert. Im Kennzahlenmanagement wird festgelegt, wie die Kennzahlen dargestellt werden sollen und wie sie genutzt werden können. Es ermöglicht dem Management, Abläufe und Geschäftsvorfälle zu steuern, bei Bedarf einzugreifen, langfristig zu planen und Entscheidungen zu treffen.

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