Meetings moderierenMeeting leiten und durchführen: Regeln und Tipps für den Moderator

Wie eröffnen Sie in der Rolle des Moderators oder der Moderatorin ein Meeting? Was müssen Sie bei der Durchführung beachten? Und wie lösen Sie Konflikte? Diese Regeln führen zu zufriedenstellenden Ergebnissen – innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens. Mit Praxisteil sowie Formularen für den Maßnahmenplan und das Protokoll.

Der erfolgreiche Verlauf eines Meetings basiert zu einem großen Teil auf einer guten Vorbereitung. Wie die Besprechung tatsächlich verläuft, lässt sich nicht im Detail vorausplanen. Dennoch gibt es für die Durchführung eines Meetings einige Regeln für Moderierende, damit der Verlauf gesteuert wird und damit beherrschbar bleibt.

1. Beginnen Sie pünktlich!

Wer rechtzeitig da ist, will, dass das Meeting pünktlich startet. Pünktlich heißt: Sie beginnen mit der Begrüßung und dem Tagesordnungspunkt (TOP) 1 zu der Uhrzeit, die Sie in der Einladung als Beginn angegeben haben.

Alle, die später kommen, sind selbst schuld, wenn sie Inhalte verpassen. Wenn Sie immer pünktlich mit Ihrem Meeting beginnen, erkennen die „Zuspätkommer” und alle anderen, dass Pünktlichkeit ein hoher Wert ist. Aber: Sie sagen nichts, wenn einzelne Personen später eintreffen. Nicken Sie ihnen kurz zu und fahren Sie mit Ihrem Programm fort.

Das setzt zwingend voraus, dass Sie als Gesprächsleiter oder Moderator selbst pünktlich sind. Am besten, Sie sind 10 bis 30 Minuten vor Beginn da, um zu klären, ob alles so vorbereitet ist, wie Sie es geplant haben. Und Sie können sich auf den Raum und die Besprechung einstimmen.

Wenn eine oder mehrere wichtige Personen noch nicht da sind, stimmen Sie sich mit den Anwesenden ab oder erklären Sie die Situation. Sprechen Sie – wenn möglich – die zu spät kommenden Personen später an und bitten Sie diese, zukünftig pünktlich zu sein.