Meetings moderierenMeeting leiten und durchführen: Regeln und Tipps für den Moderator

Während des Meetings kommt es darauf an, dass grundlegende Regeln von allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern eingehalten werden und dass alle zum Gelingen beitragen. Kritisch ist, wenn Einzelne viel reden oder wenn aus Meinungsverschiedenheiten Konflikte und persönliche Angriffe werden. Hier finden Sie Tipps, wie Sie als Moderatorin oder Moderator das Meeting leiten, damit die Ziele und Ergebnisse erreicht werden.

Der genaue Verlauf eines Meetings ist nicht planbar, aber steuerbar

Der erfolgreiche Verlauf eines Meetings basiert zu einem großen Teil auf einer guten Vorbereitung. Er ist im Ablaufplan, Regieplan oder Drehbuch vorausgedacht. Wie das Meeting dann tatsächlich verläuft, lässt sich nicht im Detail planen. Denn die Beiträge und das Verhalten der Teilnehmer lassen sich nicht vorhersehen. Dennoch gibt es für die Durchführung einer Besprechung einige Regeln und Tipps, damit der Verlauf gesteuert wird und damit beherrschbar bleibt. Wichtig ist, dass das Meeting nicht aus dem Ruder läuft.

Beginnen Sie pünktlich!

Wer rechtzeitig da ist, will, dass das Meeting pünktlich startet. Pünktlich heißt: Sie beginnen mit der Begrüßung und dem Tagesordnungspunkt (TOP) 1 zu der Uhrzeit, die Sie in der Einladung als Beginn angegeben haben. Alle, die später kommen, sind selbst schuld, wenn sie Inhalte verpassen. Wenn Sie immer pünktlich mit Ihrem Meeting beginnen, erkennen die „Zuspätkommer” und alle anderen, dass Pünktlichkeit ein hoher Wert ist. Aber: Sie brauchen nichts sagen, wenn einzelne Personen später eintreffen. Nicken Sie ihnen kurz zu und fahren Sie mit Ihrem Programm fort.

Das setzt zwingend voraus, dass Sie als Gesprächsleiter oder Moderator selbst pünktlich sind. Am besten, Sie sind 10 bis 30 Minuten vor Beginn da, um zu klären, ob alles so vorbereitet ist, wie Sie es geplant haben. Und Sie können sich auf den Raum und die Besprechung einstimmen.

Wenn eine oder mehrere wichtige Personen noch nicht da sind, stimmen Sie sich mit den Anwesenden ab oder erklären Sie die Situation. Sprechen Sie – wenn möglich – die zu spät kommenden Personen später an und bitten Sie diese, zukünftig pünktlich zu sein.