Meetings moderierenMeeting nachbereiten: Protokoll schreiben und Ergebnisse dokumentieren

Am Ende der Besprechung haben Sie einen Maßnahmenplan entwickelt, eine Zusammenfassung der Ergebnisse formuliert und die nächsten Schritte festgehalten. Sie haben alle Diskussionsbeiträge visualisiert oder für das Protokoll mitgeschrieben. Gegebenenfalls haben Sie auch alle Flipcharts, Pinnwände mit Karten und Tafel- oder Whiteboard-Anschriebe fotografiert. Dies sind die Grundlagen der Nachbereitung eines Meetings.

Ergebnisse des Meetings schriftlich festhalten und an Teilnehmer weiterleiten

Maßnahmenplan

Erstellen Sie dann den Maßnahmenplan (To-do-Liste oder Pendenzenliste) so, wie es gemeinsam während der Besprechung diskutiert und dann festgehalten oder entschieden wurde. Versenden Sie den Maßnahmenplan an alle Teilnehmer und an die Personen, die Sie von der Besprechung und den Ergebnissen informieren müssen.

Protokoll

Wenn Sie ein Protokoll erstellen, sollten Sie den Maßnahmenplan anhängen. Präsentationen und Handouts können ebenfalls angehängt werden. Im Protokoll sollten nur die zentralen Ergebnisse der Besprechung, zur Zielsetzung und zu den einzelnen Tagesordnungspunkten aufgeführt sein. Die Einladung sollte als Anhang Teil des Protokolls sein. Überlegen Sie, wem Sie das Protokoll zusenden müssen, schreiben und verteilen Sie es. Halten Sie das Protokoll kurz und prägnant.

Grundsätzlich sollten jede Besprechung und ihre Ergebnisse schriftlich festgehalten werden. Mit einem Protokoll sorgen Sie dafür, dass Ihnen im Nachhinein Ärger erspart bleibt. Denn damit informieren Sie alle Teilnehmer und Interessierte über die Ergebnisse und Beschlüsse. Es dient als Gedächtnisstütze, Informationsgrundlage, Arbeitsunterlage für die Umsetzung der Maßnahmen und als Kontrollinstrument, ob alle auch so handeln, wie es bei der Besprechung vereinbart wurde. Insbesondere dann, wenn es später zu Meinungsverschiedenheiten kommt, kann das Protokoll zur Aufklärung beitragen.

Ergebnisliste

Hilfreich bei regelmäßigen Besprechungen ist es, eine Ergebnisliste zu führen. Hier werden alle wichtigen Ergebnisse, Maßnahmen und Aufgaben festgehalten und über alle Besprechungen fortlaufend durchnummeriert. So haben Sie eine Übersicht über die Ergebnisse der Besprechung und alle erledigten und offenen Maßnahmen.

Bei weiteren und folgenden Besprechungen kann anhand der Ergebnisliste geprüft werden, ob alle Beschlüsse umgesetzt und eingehalten werden.

Hinweis: Genehmigung des Protokolls

Im Allgemeinen müssen alle Teilnehmer bestätigen, dass sie mit dem Protokoll, dem Maßnahmenplan oder der Ergebnisliste einverstanden sind. Erst dann sind diese verbindlich. Diese Zustimmung müssen Sie bei Bedarf einholen. Dazu versenden Sie diese Dokumente an alle Teilnehmer der Besprechung und bitten um Rückmeldung bis zum [Sie nennen ein konkretes Datum]. Gehen solche Rückmeldungen nicht ein, gilt die Dokumentation der Besprechung als „genehmigt“.

Alternative: Sie formulieren die Punkte für das Protokoll, den Maßnahmenplan oder die Ergebnisliste bereits während der Besprechung (am Ende eines Tagesordnungspunkts) und holen sich für die exakte Formulierung gleich die Zustimmung der Teilnehmer ein – oder berücksichtigen Änderungswünsche.