Meetings moderierenMeeting vorbereiten: Inhalte, Teilnehmer und Ablaufplan

Grundlage für die Vorbereitung eines Meetings sind Anlass, Auslöser und Ziele, die mit dem Meeting erreicht werden sollen. Als Moderator müssen Sie klären, welche Inhalte dazu besprochen werden müssen. Daraus leitet sich ab, wer teilnehmen sollte. Und schließlich wird ein (grober) Ablauf geplant, die Inhalte werden in eine logische Reihenfolge gebracht.

Ziele des Meetings festlegen

Nicht immer sind die Ziele einer Besprechung klar. Meistens weiß der Initiator einer Besprechung, worum es gehen und was am Ende erreicht sein soll. Oft muss er sich dafür aber mit anderen Personen abstimmen. Denn diese haben eigene Ziele und Vorstellungen, die sie mit dem Thema (Anlass) verbinden. Deshalb ist dieser erste Schritt sehr wichtig: die Ziele des Meetings klären und aufschreiben.

Wenn Sie für das geplante Thema nicht ausreichend Informationen haben, um die Ziele zu formulieren, beschaffen Sie sich diese Informationen. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen oder Experten und mit den möglichen Teilnehmern: Welche Erwartungen und Ziele verfolgen sie mit der Besprechung? Bedenken Sie dabei, welche Ergebnisse und Erkenntnisse die Teilnehmer der Besprechung, aber möglicherweise auch andere interessierte Personen erwarten, die nicht dabei sind.

Dem Meeting einen Titel geben

Wenn Sie das Ziel genau genug formuliert haben, können Sie den Titel der Besprechung festlegen. Hier sollten Sie das Ziel, den Grund des Treffens, den Anlass oder das Thema möglichst klar und verständlich zum Ausdruck bringen. Formulieren Sie den Titel gleichzeitig kurz und prägnant. Hier einige Beispiele für einen Meeting-Titel:

  • Ideensammlung für die neue Marketing-Broschüre
  • EU-Rechtsverordnung zur Kennzeichnungspflicht umsetzen
  • Projekt „IT-Einführung“: nächste Arbeitsschritte planen
  • Jour fixe: Aufgabenverteilung in der Urlaubszeit abstimmen
  • Strategieplanung: Maßnahmen, um KPI-Vorgaben der Geschäftsleitung zu erreichen