Meetings moderierenMeeting vorbereiten: Inhalte, Teilnehmer und Ablaufplan

Welchen Anlass, Auslöser und Ziel hat Ihr Meeting? Anhand dessen planen Sie alles Weitere. Was steht auf der Agenda? Wer sind die Teilnehmenden? Wie Sie diese Fragen lösungsorientiert klären und dabei den Ablauf im Blick behalten. Lesen Sie, wie Entscheidungen sowie Beschlüsse aus dem Meeting protokolliert werden und vieles mehr.

Ziele des Meetings festlegen

Nicht immer sind die Ziele einer Besprechung klar. Meistens weiß der Initiator einer Besprechung, worum es gehen und was am Ende erreicht sein soll. Oft muss er sich dafür aber mit anderen Personen abstimmen. Denn diese haben eigene Ziele und Vorstellungen, die sie mit dem Thema (Anlass) verbinden. Deshalb ist dieser erste Schritt wichtig: die Ziele des Meetings klären und aufschreiben.

Wenn Sie für das geplante Thema nicht ausreichend Informationen haben, um die Ziele zu formulieren, beschaffen Sie sich diese Informationen. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen oder Experten und mit den möglichen Teilnehmern: Welche Erwartungen und Ziele verfolgen sie mit der Besprechung?

Bedenken Sie dabei, welche Ergebnisse und Erkenntnisse die Teilnehmer der Besprechung, aber möglicherweise auch andere interessierte Personen erwarten, die nicht dabei sind.

Eine Bezeichnung für das Meeting finden

Wenn Sie das Ziel genau genug formuliert haben, können Sie den Titel der Besprechung festlegen. Hier sollten Sie das Ziel, den Grund des Treffens, den Anlass oder das Thema möglichst klar und verständlich zum Ausdruck bringen.

Beispiele für Meeting-Namen

Formulieren Sie den Titel gleichzeitig kurz und prägnant. Hier einige Beispiele für einen Meeting-Titel:

  • Ideensammlung für die neue Marketing-Broschüre
  • EU-Rechtsverordnung zur Kennzeichnungspflicht umsetzen
  • Projekt „IT-Einführung“: nächste Arbeitsschritte planen
  • Jour fixe: Aufgabenverteilung in der Urlaubszeit abstimmen
  • Strategieplanung: Maßnahmen, um KPI-Vorgaben der Geschäftsleitung zu erreichen