Meetings moderierenMeetings moderieren und zu Ergebnissen führen

Welchem Zweck dient die Moderation eines Meetings? Welche Regeln geben gute Moderatorinnen und Moderatoren der Gruppe vor? Und wie wird das Meeting zielorientiert und effizient gestaltet? Mit diesen Fragen sollten Sie sich beschäftigen, wenn Sie die Meeting-Moderation übernehmen. Tipps zur Vorbereitung und Durchführung – mit Praxisteil.

Zweck von Meetings und Besprechungen

In einem Meeting oder einer Besprechung sitzt eine Gruppe von Menschen zusammen, um ein Thema zu besprechen und Informationen auszutauschen. Besprechungen werden auch Sitzung, Konferenz oder Workshop genannt.

Arten von Meetings

Meetings können nach ihrem Ziel und Zweck unterschieden werden:

  • Informationen weitergeben und alle Teilnehmer auf den gleichen Informationsstand bringen; die Teilnehmer haben in Besprechungen die Möglichkeit, direkte Rückfragen zu stellen;
  • Probleme besprechen und dabei das Wissen, die Erfahrungen und auch das kreative Potenzial der Teilnehmer einer Besprechung nutzen, um Ursachen zu identifizieren und Lösungen zu finden;
  • Entscheidungen vorbereiten und dafür Informationen zusammentragen, Meinungen diskutieren, Wirkungen abschätzen, sodass am Ende von der Gruppe oder einem Einzelnen eine Entscheidung getroffen werden kann.

Nebenbei trägt das persönliche Gespräch in den Besprechungen dazu bei, dass die Mitarbeiter sich mit der Gruppe und letztlich dem Unternehmen identifizieren und dass sie ihren Teil dazu beitragen, dass alles funktioniert. Meetings haben immer eine Integrationsfunktion.

Ein wichtiger Effekt professionell moderierter Meetings ist außerdem, dass diese Form der Kommunikation dazu beiträgt, dass die Mitarbeiter sich einbezogen fühlen. Sie werden bei Entscheidungen beteiligt und tragen dazu bei, dass Entscheidungen umgesetzt werden und Wirkung entfalten.

Die Arbeitsabläufe werden koordiniert und das Arbeitsklima verbessert sich. Das Gefühl der Zugehörigkeit steigt und das Team arbeitet erfolgreich zusammen. Das alles funktioniert aber nur, wenn das Meeting moderiert und geleitet wird.

Warum ist die Moderation im Meeting wichtig?

Entscheidend ist, dass jede Besprechung ein Ergebnis hat oder dass die Teilnehmer mit einem verbesserten Informationsstand oder einer neuen Erkenntnis die Besprechung verlassen. Oft wird das nicht beachtet! Besprechungen sind oft nur Pflichtveranstaltungen, die schlecht vorbereitet sind, kein Ziel und damit auch keine Ergebnisse haben.

Meetings ohne Ziele und Ergebnisse sehen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Teilnehmende als nutzlos an. Alle Beteiligten sind lustlos und frustriert. Es entsteht eine „Besprechungsunkultur”. Sie zeigt sich so:

  • Teilnehmer verspäten sich, der Beginn verzögert sich und viele sitzen da und warten.
  • Die Technik (Beamer, Schreibstifte) im Besprechungsraum funktioniert nicht, alle müssen warten.
  • Teilnehmer weichen vom Thema ab, halten Monologe oder sagen gar nichts, weil kein Ziel festgelegt wurde.
  • Was besprochen wird, wird nicht visualisiert und nicht protokolliert, sodass Ergebnisse verloren gehen und das Thema im Sande verläuft.

Die Folge: Zeit und Geld werden verschwendet.

Wenn ein Moderator nur eine Stunde in die Vorbereitung eines Meetings investiert und Moderationstechniken nutzt, sorgt er dafür, dass viele Stunden nutzloser Besprechungszeit und Arbeitszeit der Teilnehmer eingespart werden. Und meistens sind die Ergebnisse der Besprechung mit Moderation besser.