ZeitmanagementMethoden und Strategien für die Zeitplanung

Ziele klären, Aufgaben ableiten und Prioritäten setzen. Das ist Grundlage für eine gute Zeitplanung. Hilfreiche Methoden sind das Eisenhower-Prinzip, die Methode von Ivy Lee, das Timeboxing und die ALPEN-Methode. Damit kann die Zeitplanung für alle Aufgaben erfolgen. Sinnvoll ist, einen groben Zeitplan zu erstellen und diesen nach und nach zu verfeinern.

Mit dem Eisenhower-Prinzip Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden

Jede Zeitplanung beginnt mit der systematischen Prüfung und Vorbereitung der Aufgaben. Ziel dabei ist es, ein Optimum aus Aufwand und Ertrag zu erreichen. Sie müssen dazu prüfen, welches Ergebnis Sie erzielen wollen, welche Qualität das Ergebnis haben muss und welchen Aufwand (Zeit, Motivation, Leistung, Know-how) Sie dafür investieren.

Voraussetzung ist die Bewertung der einzelnen Aufgaben. Sie soll eine Priorisierung der wirklich wichtigen Aufgaben ergeben. Dabei gilt es, die eigenen Ressourcen und die eigene Zeit optimal zu nutzen und Mitarbeiter oder Kollegen zur Unterstützung einzusetzen, soweit das möglich ist. Eine Methode zur Bewertung von Aufgaben und zu ihrer Priorisierung ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip.

Nach diesem Prinzip erfolgt die Aufgabenbewertung und Priorisierung mithilfe eines Wichtig-Dringlich Portfolios. Hierbei werden alle anstehenden Aufgaben wie in Abbildung 1 nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit eingeordnet und dann in einem Portfolio-Diagramm dargestellt. Das Portfolio ist somit eine Entscheidungshilfe. Dabei sollten Sie Farbe bekennen:

  • Was ist für Ihre Ziele, Ihren Aufgaben- und Verantwortungsbereich wirklich wichtig?
  • Welcher Anteil an zeitlichen Ressourcen darf deshalb dafür aufgewendet werden?

Nach dem Eisenhower-Prinzip können so alle Aufgaben einem der vier Felder in Abbildung 1 zugeordnet werden.

Abbildung 1: Eisenhower-Portfolio für wichtige und dringliche Aufgaben

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