Key Performance Indicators (KPI)Wie werden Key Performance Indicators (KPI) festgelegt und definiert?

Die KPIs für ein Team zeichnen sich dadurch aus, dass es nur wenige sind und sich das Team damit auf die wichtigen Ziele fokussiert. Wie finden Sie die relevanten Ziele und damit die ein bis fünf entscheidenden KPIs? Prüfen Sie Ihr bisheriges Kennzahlensystem, die Ziele aus der Balanced Scorecard und die Vorgaben Ihrer Vorgesetzten. Leiten Sie dann mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung Ihre Key Performance Indicators ab und legen Sie diese so fest.

Definition der KPI an wichtigen Zielen ausrichten

In kleinen Unternehmen haben Chef und Chefin gelernt, anhand von wenigen Indikatoren einzuschätzen, ob ihr Geschäft läuft oder nicht:

  • Sie sehen, wie viele Lkws jeden Tag vom Hof fahren.
  • Sie wissen, wie viele Kunden heute im Geschäft waren.
  • Sie zählen am Abend den Kassenbestand.

Das sind für sie wichtige Indikatoren, die ihnen signalisieren, ob alles „im grünen Bereich“ ist oder nicht. Das Controlling und die Steuerung ihres Verantwortungsbereichs erfolgt fokussiert und praxisbezogen.

Es zählt, was wirklich wichtig ist. Das betrifft nicht nur die Geschäftsleitung für das Unternehmen insgesamt, sondern letztlich jede Führungskraft und jedes Team:

  • Das Top-Management muss das Unternehmen insgesamt im Blick haben, schauen, ob Strategiepläne aufgehen, die Stakeholder zufrieden sind und ob der wirtschaftliche Erfolg nachhaltig gesichert ist.
  • Die Teamleitung wird daran gemessen, was sie und ihre Mitarbeitenden leisten. Die Prozesse müssen funktionieren, die (internen und externen) Kunden müssen zufrieden sein, und es darf nichts verschwendet werden.

Die relevanten Ziele sind die notwendige Voraussetzung, um Key Performance Indicators zu finden und zu definieren. Sie werden deshalb auch als Key Success Factors bezeichnet. Entscheidend ist dabei immer das Merkmal: Wirklich wichtig!

Woran erkennt man relevante Ziele im Unternehmen?

Auf der Ebene des gesamten Unternehmens geht es darum, den Fortbestand des Unternehmens zu sichern und die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen. Dazu muss das Top-Management vor allem:

  • interne und externe Kunden zufriedenstellen
  • Chancen und Risiken erkennen
  • Potenziale nutzen
  • kluge Strategien finden und umsetzen
  • Fehlentwicklungen korrigieren
  • die richtigen Entscheidungen treffen

Auf der Ebene der einzelnen Teams sind solche Ziele und Aufgaben meist zu abstrakt. Sie orientieren sich – ganz pragmatisch – an dem, was ihre unmittelbaren Vorgesetzten erwarten und vorgeben oder was gemeinsam als Ziele und Aufgaben vereinbart wird. Für sie ist dann wirklich wichtig:

  • Der Vorgesetzte misst die Leistung daran.
  • Wenn die Kennzahl schlechte Leistung zeigt, gibt es Ärger.
  • Die Kennzahl ist immer Thema im Mitarbeitergespräch.
  • Ein Teil des Entgelts ist mit der Kennzahl verbunden.
  • Mit der Kennzahl wird deutlich, wie die Kunden die Leistung bewerten.
  • Darüber definiert das Team seinen eigentlichen Zweck.
  • Damit profiliert sich das Team im Unternehmen.
  • Das wird immer in internen Besprechungen thematisiert.