Change-ManagementMitarbeiter in das Change-Management einbeziehen

Der Erfolg eines Change-Projekts hängt vor allem davon ab, wie Sie die Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einbinden. Die Betroffenen wollen vor allem wissen, was auf sie zukommt und was sie ändern sollen. Dafür wollen sie vorbereitet und qualifiziert werden. Veränderungen werden vom Management Top-Down initiiert und geleitet und von Mitarbeitern Bottom-Up ausgestaltet.

Zusammenspiel Führungskräfte und Mitarbeiter

Die Einbeziehung oder die Partizipation der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess gilt als Schlüsselfaktor für ein erfolgreiches Change-Management. Doch dabei tun sich sowohl das Management als auch die Mitarbeiter selbst oft schwer.

Denn die Führungskräfte meinen, sie müssten alle Maßnahmen und Aktivitäten zur Veränderung selbst planen, anstoßen und vorantreiben. Die Bedenken der Mitarbeiter werden nicht ernst genommen. Die Mitarbeiter sehen sich dann als Schachfigur oder Opfer, deren Meinung nicht zählt.
Werden die Mitarbeiter eingebunden ohne die Visionen, Ziele und Rahmenbedingungen für das Change-Projekt zu kennen, sind sie als Beteiligte orientierungslos und überfordert. Die Mitarbeiter erwarten von den Führungskräften klare Aussagen und Konzepte, denn dies ist ja deren Job, wie die Mitarbeiter meinen.

Top-Down- und Bottom-Up-Ansatz

Für die meisten Change-Projekte gilt, dass die betroffenen Mitarbeiter in den Veränderungsprozess eingebunden werden müssen. Sie dürfen dort nicht nur „Objekte“ der Veränderung sein, sondern sie müssen sich selbst einbringen und Teile der Veränderung selbst bestimmen können. Entscheidend ist, die richtige Form der Einbeziehung und Einbindung im Veränderungsprozess. Als hilfreich hat sich erwiesen, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter nach einem kombinierten Top-Down- und Bottom-Up-Ansatz zusammenwirken:

Top-Down: Vorgaben machen

Die Führungskräfte sind immer Initiator der Veränderung. Sie benennen und erklären den Anlass sowie die Visionen und Ziele für den Veränderungsprozess. Außerdem geben sie die Rahmenbedingungen vor. Das gibt den Mitarbeitern die notwendige Orientierung. Die Führungskräfte können außerdem wichtige Inhalte, Aktionen und Maßnahmen im Veränderungsprozess benennen und vorgeben. Dabei lassen sie aber auch einige Aspekte offen; deren Ausgestaltung überlassen sie den Mitarbeitern und deren Know-how und Erfahrung. Die Führungskräfte erstellen einen Plan für das Change-Projekt, den sie den Mitarbeitern vorstellen, erläutern und begründen.

Bottom-Up: Selbst entwickeln

Die Mitarbeiter füllen den Plan im Einzelnen aus. Sie machen Vorschläge, wie die Umsetzung am besten gelingen kann. Dabei orientieren sie sich an den vorgegebenen Zielen und Rahmenbedingungen. Die Mitarbeiter müssen diese Ziele aufgreifen und dann auf ihren Arbeitsbereich übertragen. Sie müssen selbstständig klären, was diese Ziele für ihre tägliche Arbeit bedeuten. Das erfolgt meistens mit dem Teamleiter. Gemeinsam werden Key Performance Indicators (KPI) für das Veränderungsprojekt definiert. Darüber hinaus tragen die Mitarbeiter die Verantwortung dafür, dass sie eigene Vorschläge und Maßnahmen entwickeln, wie die Vorgaben in der Praxis umgesetzt werden können. Und sie sind verantwortlich für die Umsetzung und die Anwendung. Auch dazu entwickeln sie eigene Regeln und Prozesse.