Notfallplanung für UnternehmenOperative Prozesse im Notfall planen

Nach der Bestandsaufnahme und den wichtigsten Regelungen für den Notfall im Unternehmen, wird in den folgenden Schritten geplant, was dann im Notfall im Einzelnen ablaufen sollte. Entscheidend ist zunächst, dass der Betrieb weiterläuft. Dazu müssen die betroffenen Personen wissen, was Sie als Erstes zu tun haben, wenn die Geschäftsleitung ausfällt.

Der Betrieb muss im Notfall weiterlaufen

Krisen können äußerst vielgestaltig sein. Sie können die Beziehungen mit der Umwelt, mit Lieferanten oder Kunden, mit Behörden und anderen Organisationen oder einfach mit der Nachbarschaft betreffen. Sie können Teile des Unternehmens, aber genauso das Unternehmen als Ganzes betreffen. Dennoch werden in aller Regel viele Unternehmensprozesse auch in der Krise und im Notfall wie gewohnt weiterlaufen. Und gerade die hier behandelte Fall – der Ausfall der Geschäftsführung – soll den normalen Unternehmensalltag nicht beeinträchtigen.

In Schritt 1 und 2 geht es darum, eine Bestandsaufnahme durchzuführen und die grundlegenden Fragen zu klären. Die Erläuterungen dazu finden Sie im vorigen Abschnitt dieses Handbuch-Kapitels. Nun soll der laufende Betrieb im Notfall gesichert werden. Was ist für das Tagesgeschäft zu tun?

Schritt 3: Wer führt die operativen Prozesse ad hoc weiter?

Tag X plus 1 wird keine Auswirkungen auf die operativen Prozesse haben. Halt, ist das wirklich so? Sie müssen sich vergegenwärtigen, auf welche operativen Prozesse und Tagesgeschäfte die Geschäftsführung sich Einfluss vorbehalten hat.

Entscheidungen im Einkauf und im Export

So kann es Regel sein, dass Lieferantenverträge über ein Volumen von beispielsweise 100.000 Euro und Investitionsverträge mit einem Volumen über 20.000 Euro nur vorbehaltlich der Zustimmung von Chefin oder Chef abgeschlossen werden dürfen. Und vielleicht ist eine solche Entscheidung gerade anhängig. Auch für die Belieferung von ausländischen Kunden ist angesichts der immer wieder veränderten Ausfuhrregelungen der Bundesregierung eine Zustimmungspflicht der Geschäftsleitung notwendig. In solchen Fällen kann es auf den einzelnen Tag ankommen.

Personalentscheidungen

Wahrscheinlich stehen in Bezug auf das Personal Entscheidungen an. Einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in den Ruhestand gehen. Intern war man sich mit einigen Betroffenen einig, die restliche Arbeitszeit in Teilzeit weiterzuführen. Das muss jetzt endgültig entschieden werden. Oder: Die Übernahme eines Auszubildenden in ein reguläres Anstellungsverhältnis steht an. Und die Entscheidung über erneute Leiharbeitsverhältnisse zur Hochsaison steht ebenfalls aus. Hier müssen die entsprechenden Verträge dringend unterzeichnet werden, damit die Personalplanung für die nächsten Wochen gemacht werden kann und Fristen eingehalten werden.

Zahlungen und Banküberweisungen

In Einkauf und Verkauf scheinen keine kritischen Prozesse beachtet werden müssen. Aber was ist mit dem wöchentlichen Bankverkehr? Wer hat die Übersicht über die Einzahlungen? Haben die wichtigen Kunden bezahlt? Sind die großen Außenstände beglichen? Auszahlungen vom Bankkonto kann nur die Geschäftsleitung oder eine Person mit entsprechender Bankvollmacht bewirken.

Vertragsverlängerungen und andere Rechtsgeschäfte

Denkt jemand daran, dass in wenigen Tagen das Markenrecht für den Unternehmensnamen verlängert werden müsste? Mit einigen Partnern müssen Lizenzvereinbarungen erneuert werden. Und die Leasingverträge für mehrere Dienstfahrzeuge im Vertrieb müssen noch unterzeichnet werden. Ist das alles für die laufende Woche geregelt?

Die Beispiele zeigen, dass fast jeden Tag Entscheidungen und Handlungen anstehen, die nur die Geschäftsleitung erledigen kann. Und wenn sie ausfällt, dann muss klar sein, wer am Tag Eins nach dem Ausfall in diesen Fällen aktiv wird und die dafür notwendigen Vollmachten hat.