Projektmanagement mit ExcelPlanen: Projektstrukturplan erarbeiten und anpassen

In der Phase der Projektplanung werden die Projektaufgaben detailliert und aufeinander abgestimmt. Im Zeitplan wird festgelegt, welcher Projektmitarbeiter was bis wann zu erledigen hat. Kapazitäten, Ressourcen und Verträge werden geplant, Kosten und Risiken werden möglichst verlässlich abgeschätzt.

Projektstrukturplan erarbeiten und pflegen

Durch die Vorbereitung und Initiierung des Projekts ist klar, worum es gehen soll. In einigen Fällen sind im Lasten- oder Pflichtenheft die inhaltlichen Anforderungen mehr oder weniger genau dargestellt. Die Anforderungen werden mit der Projektplanung in Arbeitspakete und Aufgaben übertragen. Sie werden im Projektstrukturplan beschrieben und zeitlich geplant. Der Projektstrukturplan enthält also:

  • Projektphasen
  • Arbeitspakete oder Liefergegenstände
  • Teilarbeitspakete
  • Aufgaben
  • Termine
  • Meilensteine
  • Kapazitäten
  • Ressourcen
  • Kosten

Mit den einzelnen Arbeitspaketen und Meilensteinen wird im Projektstrukturplan auch dargestellt, welche Ergebnisse damit jeweils erzielt oder erreicht werden sollen. Außerdem werden Beschaffungen, Verträge, Reportings und die Kommunikation geplant, und einzelne Risiken werden genauer untersucht und eingeschätzt. Falls die Projektziele nicht wie geplant erreicht werden können oder schwerwiegende Probleme auftauchen, braucht es einen Eskalationsplan. Auch diese Aspekte sind im Projektstrukturplan dargestellt.

Wichtig ist, dass der ursprüngliche Projektstrukturplan, die Projektplanung, während der Projektlaufzeit immer wieder aktualisiert und angepasst wird.

Aufgaben, Termine und Meilensteine planen

Im Rahmen der Terminplanung werden die einzelnen Projektaufgaben und Arbeitspakete mit einem Start- und Endzeitpunkt (Dauer) versehen. Der Startzeitpunkt gibt an, wann die Aufgabe begonnen werden kann; der Endzeitpunkt gibt an, wann sie spätestens beendet sein muss. Dabei müssen die Aufgaben und Arbeitspakte inhaltlich aufeinander abgestimmt werden, insbesondere dann, wenn ein Arbeitspaket erst beginnen kann, wenn das Ergebnis eines anderen Arbeitspakets vorliegt.

Um zu prüfen, ob das Ergebnis vorliegt, werden Meilensteine definiert. Die Darstellung der Meilensteine auf einer Zeitachse bietet einen guten Überblick über den Gesamtverlauf des Projekts. Diese Übersicht hilft dann auch beim Steuern des Projektablaufs.

Ein Mitarbeiter des Projektteams ist dafür verantwortlich, dass ein Arbeitspaket bearbeitet und zum geplanten Endzeitpunkt beziehungsweise zum Meilensteintermin abgeschlossen ist. Dann muss das Ergebnis vorliegen. Daran wird der Projektfortschritt sichtbar.