ProjektabschlussProjektergebnisse und Projekterkenntnisse festhalten

Welche Inhalte hat ein Projektabschlussbericht? Was vermitteln Sie mit Ihrer Abschlusspräsentation zum Projekt? In beiden Fällen ist eine schlüssige Gliederung entscheidend, um die wichtigen Inhalte zu vermitteln. Schließlich soll aus den Erkenntnissen zum Projektverlauf für folgende Projektaufgaben gelernt werden.

Projektergebnisse ermöglichen Lerneffekte für alle

Projekte sind für jedes Unternehmen eine ideale Gelegenheit, um zu lernen und sich zu verbessern. Voraussetzung ist, die Erfahrungen, die das Projektteam im Projektverlauf macht, werden reflektiert, besprochen und festgehalten.

Oft haben Unternehmen klare und formale Vorgaben, wie Projektergebnisse dokumentiert und präsentiert werden. Wichtig ist aber, den Projektabschluss als Lernprozess zu verstehen und als solchen zu organisieren. Ziel muss sein, dass kommende Projektmanager aus den Erfahrungen der früheren Projekte lernen und dass dieses Wissen im Unternehmen lebendig ist.

Die typischen Instrumente, um Projektergebnisse für das Unternehmen und andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festzuhalten, sind:

  • Dokumentation als Projektabschlussbericht
  • Präsentation des Projekts vor Stakeholdern
  • Abschlussworkshop mit Projektteam, Auftraggeber und anderen Stakeholdern

Im Projektabschlussbericht werden Ergebnisse dokumentiert

Wenn es um die Dokumentation und das Berichtswesen in Projekten geht, sehen viele Projektleiterinnen und Projektleiter vor allem die Zeit und die (aus ihrer Sicht unnötige) Arbeit, die damit verbunden ist. Alles aufschreiben – das ist Fleißarbeit.

Gleichwohl verlangen viele Auftraggeber einen Projektabschlussbericht als Dokumentation der Ergebnisse und der erbrachten Leistungen. Oder es ist nach den Vorgaben des Unternehmens beim Projektmanagement verpflichtend, einen Abschlussbericht zu verfassen.

Oft ist die Abgabe dieser Dokumentation oder des Projektberichts auch die formale Bedingung für das offizielle Projektende und die Projektabnahme.

Sehen Sie den Projektbericht vor allem als Chance für sich selbst, für Ihre Nachfolger und Mitstreiter sowie für das Unternehmen, aus Ihren eigenen Projekterfahrungen zu lernen. Und zeigen Sie mit dem Projektbericht, was Sie im Projekt geleistet haben. Auch für Sie als Projektleitung ergibt sich mit der Reflexion des Projekts ein großer Lerngewinn.