Projektkosten und Projektbudget planenProjektkosten Schritt für Schritt kalkulieren und planen

Für die Projektkostenplanung stellen Sie Schritt für Schritt alle Informationen zusammen, um die einzelnen Projektkosten schätzen, kalkulieren oder berechnen zu können. Im Folgenden sind diese Schritte an einem Beispiel erläutert. Grundlage dafür ist das Excel-Tool Projektkostenplaner, in dem Sie die Kosten berechnen und aufzeigen.

Wie Sie Projektkosten kalkulieren

Für die Planung und Kalkulation Ihrer Projektkosten finden Sie in diesem Handbuch-Kapitel eine ausführliche Excel-Vorlage, mit der Sie Schritt für Schritt alle notwendigen Informationen erfassen und damit dann die Projektkosten berechnen. Die Vorlage ist so aufgebaut, dass Sie folgende Schritte durchlaufen:

1. Projektstruktur darstellen

Erstellen Sie Ihren Projektstrukturplan mit Projektphasen, Arbeitspaketen, Meilensteinen etc. und legen Sie die verantwortlichen Personen fest.

2. Bezeichnungen und Kategorien festlegen

Legen Sie Bezeichnungen und Kategorien für Ressourcen, Kostenarten, Einheiten etc. fest.

3. Partner und Ressourcen benennen

Legen Sie fest, welche Partner und Personen beteiligt sind (Abteilungen, Lieferanten, Vertriebspartner, Kunden oder sonstige Partner und Experten) und welche Ressourcen die Partner einbringen; zum Beispiel Anlagen, Maschinen, Werkzeuge, Produkte, Gutachten, Gewerke, Reisen zu Meetings, Räume, Verpflegung.

4. Kostensätze festlegen

Legen Sie fest, mit welchen Kostensätzen für Personal, Sachmittel, Reisen etc. Sie in Ihrem Projekt kalkulieren oder ermitteln Sie die maßgeblichen Kostensätze; wenn sich die Kostensätze im Projektverlauf aufgrund von Preissteigerungen oder Gehaltserhöhungen ändern können, erfassen Sie dies ebenfalls.

5. Ressourcenbedarf und Mengen planen

Planen Sie den Ressourcenbedarf für sämtliche im Projektverlauf benötigten und eingesetzten Ressourcen wie Personal, Sachmittel, Produkte, Dienstleistungen oder Reisen; ordnen Sie diese einzelnen Arbeitspakete in Ihrem Arbeitsplan zu und legen Sie fest, zu welcher Zeit die Ressourcen im jeweiligen Umfang genutzt werden.

6. Gesamtkosten und Einzelkosten aufzeigen

Damit haben Sie die Gesamtkosten für Ihr Projekt zusammengestellt und berechnet. Diese können Sie noch einmal differenzierter betrachten und Einzelkosten darstellen mithilfe eines Kosten-Reports. Darin lassen sich die Projektkosten einzeln aufzeigen; zum Beispiel für Arbeitspakete, Partner, Kostenart, Zeitraum (Jahr oder Monat).

Projektstruktur mit Arbeitspaketen und Aufgaben darstellen

Legen Sie den inhaltlichen Projektablauf und damit den Projektstrukturplan fest. Er umfasst sämtliche Aufgaben, die im Verlauf erledigt werden müssen, um Projektergebnisse und Projektziele zu erreichen. Die Aufgaben werden nach einer logischen Abfolge nummeriert. Dafür finden Sie in der Excel-Vorlage ein dreistufiges System für die Aufgabenplanung mit:

  • Projektphasen (P)
  • Arbeitspakete (AP)
  • Teilarbeitspakete (TAP)

Statt Projektphase können auch mehrere Projekte oder Teilprojekte über diese Struktur kalkuliert werden. Außerdem werden besondere Projektereignisse als Meilensteine (M) hervorgehoben. Ein Beispiel für einen entsprechenden Projektstrukturplan oder Projektablaufplan sehen Sie in Abbildung 1.

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