ProjektmanagementProjektplanung

In der ersten Projektphase wird die Vorgehensweise geplant und im Projektstrukturplan beschrieben. Dazu wird der Projektauftrag in Arbeitspakete übersetzt, und es werden ein Zeitplan und ein Kostenplan erstellt. Zudem werden die Ressourcen bereitgestellt. Dann weiß das Projektteam, was zu tun ist.

Bedeutung der Projektplanung

Manche spotten: „Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.“ Einige Großprojekte scheinen dieser Sichtweise recht zu geben. Gleichwohl dürfte es in den meisten Fällen hilfreich sein, das Projekt in seinem Ablauf vorauszudenken – zu planen. Je nach Komplexität und Umfang der Aufgabenstellung und nach Zeitdauer der Projektdurchführung, empfiehlt es sich einen mehr oder weniger genauen Projektplan zu erarbeiten. Je kurzfristiger der Planungszeitraum, desto genauer kann der Projektplan sein. So wenig Planung wie möglich, so viel wie nötig.

Es gilt demnach: Projektplanung

  • ist ein schrittweiser Prozess, der bereits in der Phase der Projektdefinition mit geringer Planungstiefe beginnt, und im Laufe des Projektes immer detaillierter wird;
  • muss grundsätzlich einen Kompromiss finden zwischen dem, was planbar ist und dem, was geplant werden muss;
  • setzt voraus, dass eine klare Zielsetzung für das Projekt vorliegt.

Zweck der Projektplanung ist es

  • komplexe Vorhaben durch Teilpläne zu gliedern und übersichtlich zu machen;
  • das Projektgeschehen aufgrund einer systematischen Analyse von Einflussfaktoren so gut wie möglich vorauszusehen;
  • die Folgen alternativer Handlungsmöglichkeiten auf die Kosten- und Terminentwicklung bereits im Stadium der Entscheidungsvorbereitung sichtbar zu machen;
  • eine rationelle Gestaltung des Projektablaufs zu ermöglichen;
  • die Arbeit einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Bereiche so aufeinander abzustimmen, dass Doppelarbeiten vermieden werden;
  • die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über das Vorhaben und die Planziele zu informieren;
  • realistische Soll-Vorgaben für Aufwand, Termine, Ressourcen usw. zu ermitteln und
  • damit die Voraussetzung zur Projektüberwachung und Projektsteuerung zu schaffen.

Der Projektstrukturplan als Planungs-Instrument

Im Projektstrukturplan (PSP) wird dargestellt, welche Aufgaben und Aktivitäten im Einzelnen im Projekt durchzuführen sind. Er ist damit das zentrale Planungs-Instrument und das Fundament für die Projektplanung und anschließende Projektdurchführung. Im Projektstrukturplan sind insbesondere aufgeführt:

  • Aufgaben oder Aktivitäten
  • Termine
  • Kosten oder Budget
  • Ressourcen und Hilfsmittel
  • Verantwortliche

Aus dem Projektstrukturplan ergibt sich, welche Aufgaben als Nächstes anstehen und durchgeführt werden und wie die Ergebnisse der jeweiligen Aufgabe überprüft und abgenommen werden. Für das operative Projektmanagement kann der allgemeine Projektstrukturplan in einen Ablaufplan oder Maßnahmenplan überführt und damit detailliert werden.

Weitere Kapitel zum Thema