ProjektmanagementProjektüberwachung

Während des Projektverlaufs muss das Projektmanagement permanent sicherstellen, dass die Projektziele erreicht werden. Wenn Abweichungen zwischen SOLL (Plan) und IST sichtbar werden, muss gegengesteuert werden. Für den Eingriff im Rahmen der Projektüberwachung und Projetsteuerung gibt es wirksame Instrumente.

Grundlage ist die Projektplanung

Die Projektplanung kann den Projektverlauf nur gedanklich vorwegnehmen. Was während des Projekts dann tatsächlich passiert, kann mehr oder weniger davon abweichen. Trotzdem ist Planung wichtig, denn die Steuerung und Überwachung in der Realisierungsphase kann immer nur so gut sein, wie die vorangegangene Planung. Abweichungen zwischen dem realen Projektablauf IST und der Planung SOLL werden nur dann sichtbar, wenn das SOLL bekannt ist.

Projektsteuerung und Projektcontrolling

Projektsteuerung ist die konsequente Fortführung der Projektplanung in der Realisierungsphase. Sie beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um

  • das Projekt im Rahmen der Planungswerte abzuwickeln,
  • die Projektplanung ständig weiter zu verbessern,
  • dem Projektziel „step by step“ näher zu kommen.

Controlling ist eine englische Wortschöpfung und lässt sich am ehesten mit steuern und lenken übersetzen. Wer steuert, blickt in die Zukunft, versucht künftige Entwicklungen oder Schwierigkeiten vorherzusehen und diese in sein Kalkül einzubeziehen. Dies gelingt jedoch nur, wenn man über die aktuelle Situation Bescheid weiß und regelmäßig alle notwendigen Informationen erhält. Mit anderen Worten: Das einzige, was der Controller kontrolliert, ist zunächst die Sicherung des Informationsflusses. Seine Aufgabe ist es, künftige Schwierigkeiten zu erkennen und Störungen aufzudecken, bevor sie zur Gefahr für einzelne Projektziele werden.

Die Projektsteuerung ist eine kontinuierliche Aufgabe während der gesamten Projektlaufzeit. Letztlich geht es darum, dass die Projektziele erreicht werden, also

  • die vorgegebenen Ergebnisse erreicht,
  • die kalkulierten Kosten eingehalten,
  • die geforderten Fertigstellungstermine nicht überschritten werden.

Diese drei Parameter – Ergebnisse, Kosten und Termine – müssen daher gleichermaßen und permanent überwacht werden. Dafür hat sich der Projektsteuerungszyklus bewährt, wie er in Abbildung 6 dargestellt ist.

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