ProzessmanagementProzesse analysieren und Schwachstellen erkennen

Mit der Prozessanalyse wird gezielt nach Schwachstellen in einem Prozess gesucht. Diese Schwachstellen werden dann im Rahmen der Prozessgestaltung und Prozessverbesserung beseitigt. Um Schwachstellen und ihre Ursachen im Prozess zu erkennen, können Sie die SWOT-Analyse, das Prozess-Portfolio-Diagramm oder das Ishikawa-Diagramm nutzen.

Strategische Analyse der Kernprozesse und Hauptprozesse

Da es kaum Prozesse ohne Schwachstellen geben dürfte, ist die Prozessanalyse eine kontinuierliche Aufgabe der Unternehmens- und Organisationsentwicklung. Allerdings ist es in der Praxis kaum möglich, alle Prozesse im Unternehmen im Blick zu haben und ständig so zu verändern, dass die Schwachstellen beseitigt werden.

Wichtig ist deshalb, dort anzusetzen, wo sich die großen Probleme zeigen oder wo Verbesserungen die besten Effekte bringen. Die Auswahl der Prozesse, die genauer auf ihre Schwachstellen hin analysiert werden, basiert auf den Ergebnissen der Prozessmodellierung, der Leistungsindikatoren zur Prozessqualität und der Analyse der Prozesskosten (wie in den vorigen Abschnitten dieses Handbuch-Kapitels erläutert).

Um „Kandidaten“ für eine genauere Prozessanalyse und Schwachstellenanalyse zu finden, ist ein hierarchisches Vorgehen hilfreich. Im ersten Schritt kommen die Kernprozesse eines Unternehmens unter die Lupe. Dafür gibt es zwei Herangehensweisen:

  • Es werden erst die übergeordneten Prozesse, Hauptprozesse oder Kernprozesse, identifiziert, modelliert, beschrieben und dann analysiert und bewertet. Später lassen sich untergeordnete Prozesse oder Teilprozesse im Detail betrachten.
  • Es werden zunächst nur die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren als Bewertungskriterien genutzt, um die Prozesse grob zu „sortieren“; Ziele können sich beispielsweise auf Servicequalität, Durchlaufzeit oder Kosten beziehen. Später lassen sich für einzelne Prozesse spezielle Leistungsmerkmale formulieren und im Detail analysieren, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu finden.