ProzesskostenrechnungProzesse beschreiben und Kosten ermitteln

Für die Prozesskostenrechnung müssen Sie die Prozesse genau beschreiben und alle damit verbundenen direkten und indirekten Kosten kennen. Außerdem ermitteln Sie in diesem Abschnitt die Kostentreiber. Das sind die Faktoren, die unmittelbar beeinflussen, wie hoch die Kosten eines Prozesses sind.

Tätigkeiten in Prozessen als Analyseobjekt

Ausgangspunkt der Prozesskostenrechnung sind die Tätigkeiten und Aktivitäten einzelner Mitarbeiter, die sich aus ihrer Aufgabe oder aus der Stellenbeschreibung ergeben. Jede Tätigkeit hat Eingangs- und Ausgangsgrößen, die sie charakterisieren. Das können bestimmte Ereignisse oder Ergebnisse vorgelagerter Prozesse sein; in dem Sinn: Wenn Ereignis A eintritt, startet der Prozessschritt mit dieser Tätigkeit, wenn Ergebnis B erzielt wurde, ist dieser Prozessschritt mit der Tätigkeit beendet – und der nächste Schritt beginnt.

Tätigkeiten beschreiben

Die Tätigkeiten werden meistens mit einem Substantiv und einem Verb beschrieben. Beispiele für Tätigkeiten aus dem Bereich der Auftragsbearbeitung sind:

  • Anfragen von Kunden bearbeiten
  • Angebote erstellen
  • Angebote nachfassen
  • Informationen an Kunden senden
  • Auftrag entgegennehmen und einplanen
  • Produkt- oder Projekt-Stückliste erstellen

Maßgrößen für Umfang oder Dauer der Tätigkeiten

Einige der Ereignisse und Ergebnisse, die mit solchen Tätigkeiten verbunden sind, lassen sich quantitativ darstellen. Denn sie drücken sich in einem messbaren oder zählbaren Sachverhalt aus. Sie bestimmen, wie oft die entsprechende Tätigkeit durchgeführt wird, wie umfangreich sie ist oder wie lange sie dauert. Diese messbaren Sachverhalte werden auch als Maßgrößen bezeichnet. Beispiele für solche messbaren Maßgrößen sind:

  • Anzahl der Kundenanfragen (pro Monat)
  • Anzahl der erstellten Angebote (pro Monat)
  • Anzahl der Angebotspositionen (pro Angebot)
  • Anzahl der Positionen in einer Produktstückliste

Diese Maßgrößen sind entscheidend dafür, wie aufwendig die Tätigkeit ist, wie lange sie im Einzelnen dauert und wie hoch die damit verbundenen Kosten sind. Für die Kapazitätsplanung im Prozess müssen Sie die Höhe dieser Maßgrößen planen oder schätzen. Daraus leitet sich dann ein Teil der anfallenden Kosten oder Kostenarten ab.

Verdichtung der Tätigkeiten zu Teilprozessen

In einem Teilprozess werden mehrere Tätigkeiten zusammengefasst, die sich aufeinander beziehen und einem logischen Ablauf folgen. Der Teilprozess ist charakterisiert durch Ressourcen, die er nutzt, Qualitätsmerkmale, Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten und das Ergebnis – der Output – das er produziert.

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