ProzessmanagementProzesse beschreiben und modellieren

Eine wesentliche Aufgabe des Prozessmanagements ist die Prozessbeschreibung und Prozessmodellierung. Dabei werden die unterschiedlichen Prozesse im Unternehmen in sogenannten Ablaufdiagrammen in eine grafische Form gebracht und in einer Modellsprache beschrieben. Erst wenn so sichtbar wird, wie ein Prozess abläuft, lässt sich der Prozess genauer analysieren und optimieren.

Prozessmodelle bilden Abläufe und Tätigkeiten im Unternehmen ab

Prozessbeschreibungen kann es in einer groben Form, beispielsweise für die übergeordneten Geschäftsprozesse geben; aber auch in sehr detaillierter Form für die Tätigkeitsbeschreibungen eines einzelnen Mitarbeiters (Workflow oder Ablaufbeschreibung und Ablaufdiagramm). Mit der Prozessbeschreibung soll ein anschauliches „Bild” entstehen, das auf einfache und verständliche Weise zeigt, was einzelne Personen im Unternehmen tun, wie deren Aktivitäten verknüpft sind, wie ein Gesamtprozess abläuft und worauf es ankommt, damit er seinen Zweck erfüllt.

Bei der Prozessmodellierung wird der Prozessablauf in eine „formale Sprache” übersetzt oder in ein standardisiertes Modell übertragen. Es werden vorgegebene Symbole zur grafischen Beschreibung genutzt und alle relevanten Informationen zum Prozess in einer vorgegebenen Form erfasst. Damit lässt sich ein Prozess mithilfe von spezieller Software besser analysieren und optimieren.

Beispiele für die Anwendung von Prozessbeschreibungen und Prozessmodellen

Da der Aufwand der Prozessmodellierung meist sehr hoch ist, sollten Sie immer im ersten Schritt  klären, wofür das Prozessmodell benötigt wird. Die Prozessmodellierung muss sich an Zwecken und Zielen orientieren, damit das Prozessmodell übersichtlich bleibt und der Modellierungsaufwand sich auch lohnt. Die folgenden Beispiele sollen zeigen, dass die Art der Prozessbeschreibung und der Modellierung von den Anforderungen und vom Zweck der Prozessbeschreibung abhängt. Ein Prozessmodell kann notwendig sein für:

  • Strategische Analyse und Planung: Es genügt eine allgemeine Beschreibung der Hauptprozesse wie „Produktentwicklung“ und der dabei relevanten Teilprozesse, wenn es um eine strategische Schwachstellenanalyse geht.
  • Spezifikation von Software-Anforderungen: Wenn Prozesse automatisiert oder durch Software unterstützt werden sollen, dann sollten diese möglichst detailliert beschrieben werden, um daraus die genauen Spezifikationen der Software ableiten zu können.

Allgemein lassen sich folgende Aspekte der Prozessmodellierung und Prozessbeschreibung unterscheiden:

  • Steuerungsaspekt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sehen, was wann und warum getan wird. So lassen sich mögliche Fehlerquellen, Inkonsistenzen oder Doppelarbeit erkennen und beseitigen.
  • Organisationsaspekt: Mit der Prozessmodellierung werden Aufgaben und Tätigkeiten Abteilungen oder einzelnen Personen zugeordnet.
  • Informationsaspekt: Hier wird deutlich, welche Informationen benötigt werden, sodass die Aufgaben richtig ausgeführt werden können.
  • Kontrollaspekt: Es wird geprüft, ob der Prozess sein Ziel erreicht. Es kann beispielsweise bestimmt werden, ob die Prozesszeiten oder die Prozesskosten im vertretbaren Rahmen bleiben.
  • Sicherheitsaspekt: Schließlich kann es darum gehen, sicherzustellen, dass normative Anforderungen durch den Prozess erfüllt werden. Werden alle Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben eingehalten? Ist klargestellt, wer was im Prozess tun darf oder tun muss (zum Beispiel Entscheidungen treffen oder die nächsten Prozessschritte freigeben).

Das Prozessmodell und die Beschreibung der einzelnen Merkmale wie Prozessschritte, ausführende Stellen, notwendige Informationen oder Leistungsparameter werden darauf ausgerichtet, welcher Zweck im Vordergrund steht. Je mehr Informationen in ein Modell gepackt werden, desto komplexer und für die Anwendung unübersichtlicher wird es. Deshalb kann ein einzelner Prozess in unterschiedlicher Form beschrieben und modelliert werden. Mal grob für eine Übersicht und strategische Analyse; mal sehr detailliert für eine genaue Analyse und Spezifikation von Prozessmerkmalen.