ProzessmanagementProzesse verbessern und optimieren

Wenn der Prozess bezüglich Ergebnisqualität, Zeit oder Kosten nicht richtig funktioniert und wenn die Schwachstellen und ihre Ursachen bekannt sind, dann kann der Prozess verbessert oder optimiert werden. Dazu entwickeln Sie einen Maßnahmenplan oder definieren ein Projekt. Im Folgenden werden Möglichkeiten zur Prozessverbesserung dargestellt und die Vorgehensweise in einer Vorlage Schritt für Schritt erläutert.

Maßnahmen und Projekte zur Prozessverbesserung planen

Wenn die bestehenden Prozesse visualisiert und in Ablaufdiagrammen oder formalen Modellen beschrieben sind und eine Prozessanalyse durchgeführt wurde, kann der Prozess schrittweise verbessert werden. Wenn Sie die Schwachstellen erkannt und ihre Ursachen ermittelt haben, dann ergeben sich meist unmittelbar mögliche Maßnahmen, um die Schwachstellen zu beseitigen und den Prozess zu verbessern.

Manche Maßnahmen können sehr umfangreich sein und aus einer Vielzahl von Einzelmaßnahmen bestehen; dann wird ein Projekt initiiert, dessen Ziel die Neuausrichtung oder Reorganisation des betreffenden Prozesses ist. Andere Maßnahmen lassen sich einfach umsetzen; die Mitarbeiter des Prozesses ändern das, was bisher störend war, im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen).

Mögliche Optimierungsansätze, die im Rahmen einer Einzelmaßnahme oder eines Projekts umgesetzt werden können, werden im Folgenden vorgestellt.

Integration von Arbeitsschritten

Wenn Aufgaben und Tätigkeiten auf zu viele Mitarbeiter verteilt sind, wenn planende und ausführende Tätigkeiten voneinander getrennt sind oder wenn es zu komplexe Entscheidungs- und Berichtswege gibt, dann lohnt es sich, Arbeitsschritte an einer Stelle oder in einer Person zusammenzufassen.

Dort lassen sich alle notwendigen Ressourcen, Informationen und Kompetenzen bündeln. Im Ergebnis werden Abläufe beschleunigt, Schnittstellen reduziert und die Qualität der Arbeit verbessert. In vielen Fällen steigen auch Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.