ProzessmanagementProzesskosten ermitteln und analysieren

Um einen Prozess bewerten und verbessern zu können, müssen Sie analysieren, welche Kosten er verursacht und wodurch ungeplant hohe Kosten entstehen können. Mit der folgenden Schritt-für Schritt-Analyse und der dazugehörenden Excel-Vorlage können Sie Prozesskosten für einzelne Prozessschritte dokumentieren und auswerten.

Abgrenzung Prozesskostenanalyse und Prozesskostenrechnung

Prozesse verursachen Kosten. Denn für jeden Prozessschritt werden Ressourcen benötigt: Personal, Maschinen, Anlagen, Geräte, Räume, Energie, Lizenzen und vieles mehr. Jeder Ressourcenverbrauch führt im Unternehmen zu zahlungswirksamen oder kalkulatorischen Kosten. Diese Kosten können aus dem Ruder laufen. Das bedeutet, dass sie steigen, ohne dass die Gründe dafür (sofort) sichtbar werden. Oft ist nicht klar, dass ein Prozess mehr Kosten verursacht als geplant. Zudem ist es schwierig zu erkennen, woran das liegt.

Zum Prozessmanagement, zur Prozessanalyse und zur Prozessoptimierung gehört deshalb immer eine Kostenbetrachtung. Dazu wird ein Prozess dargestellt (wie in diesem Handbuch-Kapitel beschrieben) und dann im Hinblick auf seine Kosten analysiert. Die Ergebnisse der Prozesskostenanalyse werden im Rahmen der Prozesskostenrechnung genutzt, um Produkte und Dienstleistungen und deren Preise verursachergerecht kalkulieren zu können. Wie Sie diese Preiskalkulation durchführen, ist im Handbuch-Kapitel zur Prozesskostenrechnung erläutert.

In diesem Abschnitt zur Prozesskostenanalyse geht es nicht um die richtige Preiskalkulation, sondern darum, unnötige oder hohe Kosten in einzelnen Prozessschritten zu identifizieren und deren Ursachen zu erkennen. Damit lassen sich diese Prozessschritte gezielt verbessern und Kosten senken. Im Praxisteil dieses Abschnitts finden Sie dafür Excel-Vorlagen. Eine dieser Vorlagen dient im Folgenden dazu, die einzelnen Schritte der Prozesskostenanalyse zu erklären und an einem Beispiel sichtbar zu machen (die Abbildungen sind Auszüge aus dieser Excel-Vorlage).