Bausteine für das Qualitätsmanagement nach ISO 9001Prozesslandkarten erstellen – Beispiele und Praxistipps

Prozesslandkarten werden nach ISO 9001 gefordert. Wie erstellen Sie Prozesslandkarten? Welche Parameter und Merkmale sind wichtig? Wir erläutern, wie Sie Prozesse identifizieren. Danach stellen Sie die Prozesse dar. Welcher Detailierungsgrad ist hierbei angemessen? Beispiele und Praxistipps erleichtern Ihre Arbeit.

Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte ist eine grafische Übersicht über die Prozesse in einer Organisation. Sie soll die Prozesse strukturiert, einfach, übersichtlich und verständlich darstellen. Dabei kann unterschieden werden zwischen Prozesslandkarten für die gesamte Organisation (zum Beispiel ein Unternehmen) und für einzelne Bereiche der Organisation (zum Beispiel für Produktentwicklung, Produktion oder Personalentwicklung). Dementsprechend kann es Prozesslandkarten in unterschiedlichen Auflösungen und Darstellungsformen geben.

Die Prozesslandkarte benennt die Prozesse und ausgewählte wichtige Merkmale wie Prozessziel, Ergebnisse, Leistungsindikator oder Funktionen sowie Schnittstellen und Wechselwirkungen.

Prozessmanagement nach ISO 9001

Prozessorientierung ist ein Grundsatz des Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001. Dementsprechend wird in der Norm an vielen Stellen darauf hingewiesen und gefordert, dass ein Unternehmen seine Prozesse festlegen, planen und überwachen muss. Dies betrifft insbesondere alle Prozesse, die mit dem Qualitätsmanagement verbunden sind.

In Abschnitt 4.4 steht: „Die Organisation muss die Prozesse bestimmen, die für das Qualitätsmanagementsystem benötigt werden, sowie deren Anwendung innerhalb der Organisation festlegen.“ Im Einzelnen muss das Unternehmen für diese Prozesse bestimmen:

  • Eingaben oder Input
  • Ergebnisse oder Output
  • Abfolge und Wechselwirkungen
  • Leistungsindikatoren, Kriterien, Methoden und Messung der Wirksamkeit und für die Steuerung
  • notwendige Ressourcen und Gewähr der Verfügbarkeit
  • Verantwortung und Befugnisse (Process Owner)
  • Risiken und Chancen
  • Methoden zur Überwachung, Messung und Bewertung
  • Änderungen, falls notwendig, um geforderte Ergebnisse zu erreichen
  • Verbesserungsmöglichkeiten

Nicht sämtliche Prozesse in Ihrem Unternehmen müssen mit allen diesen Informationen bestimmt, also festgelegt, geplant, dokumentiert und überwacht werden. Sie müssen klären, welche Prozesse in Ihrem Fall besondere Bedeutung im Sinne des Qualitätsmanagements haben. Und Sie müssen klären, in welchem Detailierungsgrad Sie diese Prozesse dokumentieren wollen.

Hilfreich ist, ein hierarchisches Vorgehen zu wählen. Dazu wird wie mit Landkarten eine Prozesslandschaft dargestellt. Einige Prozesse werden nur im Überblick beschrieben (grober Maßstab), andere im Detail (feiner Maßstab). So entstehen Darstellungen Ihrer Prozesse in unterschiedlichen Detaillierungsgraden – abhängig davon, wie wichtig oder kritisch diese für das Qualitätsmanagement sind.