Meetings moderierenRaum und Technik für ein Meeting vorbereiten

Wie muss ein Besprechungsraum vorbereitet werden, damit sich alle Anwesenden wohlfühlen? Welche Merkmale weist ein geeigneter Meeting-Raum mindestens auf? Und welche Bestuhlung eignet sich? Worauf Sie als Verantwortlicher oder Moderator achten sollten. Außerdem: Tipps zur Nutzung der richtigen Technik sowie geeigneten Medien. Mit Vorlage, Checkliste und Praxisteil.

Vorbereiteter Besprechungsraum sorgt für Wohlbefinden

Der Raum muss zur Besprechung passen. Unterschätzen Sie nicht seine Bedeutung, das Ambiente und die Ausstattung für den Erfolg einer Besprechung. Mitarbeiter sind nur dann konstruktiv und kreativ, wenn sie sich wohlfühlen.

Meistens sind die Möglichkeiten eingeschränkt. Im Unternehmen gibt es Meeting-Räume oder Besprechungsecken, Konferenzsäle oder Büros, in denen Ihre Meetings stattfinden können. Wenn Sie sich außerhalb des Unternehmens treffen, zum Beispiel im Hotel, dann achten Sie auf folgende Kriterien. Der Raum sollte

  • für alle Teilnehmer gut erreichbar sein
  • ausreichend groß und passend zugeschnitten sein (in Abhängigkeit von der Teilnehmerzahl)
  • gute Belüftung, Kühlung und Beheizung haben
  • hell genug und vor direkter Sonneneinstrahlung geschützt sein
  • sich für bestimmte Präsentationen wie Dias oder Filme verdunkeln lassen
  • eine angemessene Akustik haben
  • vor äußerem Lärm geschützt sein
  • sauber und aufgeräumt sein
  • die notwendige technische Ausstattung besitzen

Bei einer Besprechung sollten sich alle Teilnehmer von vorne sehen können. Der Gesprächsleiter sollte alle Teilnehmer im Blick haben. Falls es einen Schriftführer oder Protokollanten gibt, sollte diese Person neben dem Gesprächsleiter sitzen. Sie sollten auf eine entsprechende Sitzordnung achten. Falls es einen Moderator gibt, wird er vorne stehen, von wo er alle Teilnehmer im Blick hat oder sich im Raum bewegen kann.

Tische und Bestuhlung im Meeting-Raum

Tische sind nicht unbedingt notwendig. Wenn die Teilnehmer Unterlagen mitbringen oder mitschreiben, sollten allerdings Ablageflächen vorhanden sein; außerdem ist das lange Sitzen ohne Tisch und Abstützmöglichkeit anstrengender.

Bei einem offenen Kreis ohne Tische entsteht mehr Nähe unter den Teilnehmern. Das ist von manchen nicht immer gewünscht; ihnen könnte der schützende Tisch fehlen. Auch das gilt es zu beachten. Abbildung 1 zeigt einige Varianten für die Stellung von Tischen und Stühlen (soweit notwendig) und für die Position von Gesprächsleiter, Schriftführer und Moderator.