BudgetplanungRolle und Zweck der Budgets und der Budgetplanung

Marketing, Produktion, Produktentwicklung, EDV-Abteilung und andere Bereiche im Unternehmen können ihre Aufgaben nur erfüllen, wenn sie dafür Geld und Ressourcen erhalten: Personal, Maschinen, Computer, Materialien. Mit der Budgetplanung wird aus anderen Unternehmensplänen abgeleitet und berechnet, wie viele Ressourcen und wie viel Geld notwendig sind.

Wofür braucht es ein Budget?

Jede unternehmerische Aktivität braucht Geld für Maschinen, Material, Möbel, Computer, Betriebsstoffe und für Löhne und Gehälter. Vorausgesetzt, eine bestimmte Summe Geld ist im Unternehmen vorhanden, stellt sich die Frage: Was soll damit unternommen werden?

Das Geld könnte zum Beispiel für folgende Zwecke verwendet werden:

  • Die Produktion braucht Maschinen und Material sowie Mitarbeitende, die daraus Produkte herstellen. Dabei soll eine alte Maschine durch eine neue und bessere ersetzt werden. Diese muss gekauft werden.
  • Das Marketing will Werbung machen oder eine Kundenbefragung durchführen.
  • Die Entwicklungsabteilung will neue Technologien testen und Prototypen erproben. Dafür muss sie externe Dienstleister einbinden und ein Testlabor einrichten.
  • Der Vertrieb soll potenzielle Kunden besuchen, Verkaufsabschlüsse erzielen und will dafür Kaufanreize schaffen; zum Beispiel in Form von Rabatten oder Kundenevents.
  • Die Personalabteilung will die Weiterbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern und das Know-how im Unternehmen sichern. Dazu werden externe Trainerinnen und Trainer engagiert.
  • Die EDV-Abteilung will neue Computer und Software beschaffen, um den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern und die Wünsche der Anwender zu befriedigen. Außerdem müssen einige Software-Programme auf die neueste Version angepasst werden.
  • Das Controlling will das Management schneller mit den richtigen Analysen und Berichten versorgen. Dafür braucht es zusätzliches Personal.
  • Die Buchhaltung muss alle Geschäftsvorgänge sammeln, verbuchen und die Daten für das Finanzamt und andere Stakeholder aufbereiten. Dafür soll eine spezielle Software angeschafft werden.

Budgets aus Unternehmenszielen und geplanten Aktionen ableiten

Budgets sollen dafür sorgen, dass alle unternehmerischen Aktivitäten und Prozesse möglich sind. Noch wichtiger ist, dass sie an gemeinsamen Zielen ausgerichtet werden. Dann werden Budgetpläne nämlich zu Erfolgsplänen; im Amerikanischen wird deshalb von „Profit Planning“ gesprochen.

Budgets werden immer aus den Unternehmenszielen und den dazugehörenden Aktionsplänen oder Projektplänen abgeleitet und mit ihnen verknüpft. In den Aktionsplänen und Projektplänen steht, wie die Unternehmensziele erreicht werden sollen und was genau dafür getan werden soll. Im Budgetplan ist dann aufgelistet, welche Aufwendungen und Kosten mit den geplanten Aktionen und Projekten voraussichtlich verbunden sind.

Das Budget ist dann Grundlage, um für die einzelne Aktion und das Projekt eine Gewinn-und-Verlust-Rechnungen zu erstellen. Außerdem kann so deren Rentabilität berechnet werden. Die Formel lautet:

Rentabilität der Aktion oder des Projekts = Ertrag, der damit erzielt wird / eingesetztes Budget