Telefonieren – professionell und kundenorientiertSo melden Sie sich am Telefon

Mit den ersten Worten am Telefon zeigen Sie, was Sie von Ihrem Gesprächspartner halten. Sie prägen damit das Bild, das er sich von Ihnen macht. Zeigen Sie, dass Sie professionell und kompetent sind.

Was Sie zur Begrüßung sagen

Wenn das Telefon klingelt, nehmen Sie nicht vor dem zweiten, aber spätestens mit dem vierten Läuten das Gespräch an. Ihre Begrüßung besteht dann immer aus drei Elementen:

(1) Firma, (2) Name, (3) Gruß

Dabei kann es auch Variationen geben. Sie können sich auch mit dem Gruß zuerst melden und die Firma ans Ende stellen. In manchen Fällen kann es für den Anrufer hilfreich sein, wenn Sie nicht nur Ihren Namen, sondern auch die Abteilung, für die Sie sprechen, nennen. Dann weiß der Anrufer, ob er an der richtigen Stelle gelandet ist.

Positiv wirkt, wenn Sie nicht nur Ihren Nachnamen, sondern auch Ihren Vornamen nennen. Dafür dürfen Sie Floskeln wie „Was kann ich für Sie tun?“ getrost weglassen. Halten Sie die Begrüßung kurz und verzichten Sie auf unnötige Worte. Vermeiden Sie auch die oft künstlich und aufgesetzt wirkende Verkäufersprache. Viele Menschen kennen inzwischen die üblichen Sprechtricks, die unnatürlich herüberkommen. Das macht gleich einen schlechten Eindruck. Bleiben Sie kurz, klar und sachlich aber auch natürlich und freundlich. Sprechen Sie so, wie Sie sich als Privatmensch wünschen, dass man mit Ihnen spricht.

„Firma Himmelbett, Michael Müller, guten Morgen.“

„Guten Tag, Michael Müller, Buchhaltung der Firma Himmelbett.“

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