StellenbeschreibungStellenbeschreibungen einführen und regelmäßig aktualisieren

Damit die Führungskräfte mit Stellenbeschreibungen arbeiten können, müssen die Informationen korrekt und aktuell sein. Nur dann erfüllen die Stellenbeschreibungen ihren Zweck. Sie müssen deshalb korrekt erstellt und dann regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Einführung von Stellenbeschreibungen planen

Häufig wird das Werkzeug Stellenbeschreibung gar nicht genutzt, liegt brach oder wird nur als lästige und bürokratische Pflicht angesehen. Richtig eingesetzt und angewendet, entfalten Stellenbeschreibungen aber eine positive Wirkung. Voraussetzung ist, dass Stellenbeschreibungen in Zusammenarbeit mit allen Vorgesetzten und Mitarbeitern sowie deren Vertretern (Betriebsrat) eingeführt werden und dass sie dann regelmäßig gepflegt, aktualisiert und genutzt werden.

Bei der Einführung von Stellenbeschreibungen sollten Sie auf folgende Aspekte achten:

  • Festlegen, welche Vorgesetzte Stellenbeschreibungen erstellen sollen (eher kleiner Kreis)
  • klare Aufgabenzuteilung
  • Regeln und Standards vorgeben, bezüglich Umfang und Detaillierung der Stellenbeschreibung
  • Formulare nutzen
  • Textbausteine nutzen
  • Ablage und Verteilung der Stellenbeschreibung regeln
  • Aktualisierung der Stellenbeschreibung mit anderen organisatorischen Maßnahmen verbinden; zum Beispiel Stellenausschreibungen, Jahresgespräch mit Mitarbeiter oder Gespräche zur Zielvereinbarung

Informieren Sie die Mitarbeiter, wenn Sie beschlossen haben, Stellenbeschreibungen einzuführen. Vermitteln Sie deutlich, wie der Prozess der Einführung, der Nutzung und Anpassung von Stellenbeschreibungen ablaufen soll. Gehen Sie dabei insbesondere auf die konkreten Zwecke und Anwendungsbereiche der Stellenbeschreibungen ein.

Während alle Mitarbeiter informiert werden sollten, muss ein kleiner Kreis (im Allgemeinen die Vorgesetzten und die Mitarbeiter des Personalwesens), instruiert und geschult werden,

  • wofür die Stellenbeschreibungen eingesetzt werden;
  • welche Informationen eine Stellenbeschreibung beinhalten soll;
  • wie Stellenbeschreibungen formuliert werden sollen (Muster vorgeben);
  • wer welche Aufgaben bei der Pflege und Aktualisierung hat;
  • wie die Stellenbeschreibung als Organisationsinstrument eingesetzt wird – etwa bei der Formulierung von Zeugnissen, bei Mitarbeitergesprächen oder Zielvereinbarungsgesprächen.

Dazu im Management-Handbuch

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