Texte schreibenStruktur und Gliederung für Texte im Berufsalltag

Wenn Sie Texte für Ihren Berufsalltag schreiben, sollten Sie immer das Wichtigste zu Beginn des Textes nennen. Für alle weiteren Textinhalte, für Informationen, Argumente, Belege, Beispiele oder Zahlen ist eine hierarchische Gliederung hilfreich. Ein allgemeines Gliederungsschema erhalten Sie als Vorlage, die Sie für alle Textarten im Beruf nutzen und anpassen können.

Struktur des Textes

Insbesondere für kurze Texte wie Memos, E-Mails, Aktennotizen und Management-Zusammenfassungen gilt: Das Wichtigste steht am Anfang. Dann kann die Leserin oder der Leser sofort erkennen, um was es geht und was wichtig ist. Der einfache Textaufbau sieht also folgendermaßen aus:

1. Kernbotschaft

Am Anfang steht die Kernbotschaft und die wichtigste Information, um die es bei diesem Text geht. 

2. Informationen

Auf Kernbotschaft und die wichtigste Information am Textanfang folgen zusätzliche Informationen, die die Leserin oder der Leser wissen muss. Hier beantworten Sie die typischen W-Fragen: was, wer, wie viele, wo, wann, wie lange, wie, mit wem, wodurch.

3. Gründe

Erläutern Sie die Gründe, die deutlich machen, warum oder wofür das Thema wichtig ist.

4. Details

Am Textende stehen weitere Zahlen, Daten, Fakten und Beispiele, die vielleicht noch eine Hilfe für die Leserin oder den Leser sind.

Wenn Sie mit Ihrem Text nicht nur informieren, sondern überzeugen wollen, dann kann es besser sein, wenn Sie den Punkt 2 (Informationen) und den Punkt 3 (Gründe) tauschen.

Die Kernbotschaft steht am Textanfang

Die Kernbotschaft und die wichtigste Information sollten beim Lesen Interesse wecken und gleich (im ersten Satz) das Gefühl bei der Leserin oder beim Leser wecken: Ja, das muss ich lesen! Das ist wichtig für mich! Eine Kernbotschaft kann alles sein, mit dem Sie die Aufmerksamkeit der Leserin oder des Lesers erhalten und auf das Sie die Aufmerksamkeit auch lenken wollen. Zum Beispiel:

  • ein Problem, das bereits bekannt ist
  • eine Lösung, die attraktiv ist
  • eine besondere Situation, die vertraut ist
  • eine Frage, die sich die andere Person ebenfalls stellt

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