ProjektprozesseTeilprozess Analyse und Definition des Projekts

Der Teilprozess „Analyse und Definition“ beginnt üblicherweise mit einer Kundenanfrage oder dem Bearbeiten eines Themas aus dem Projektportfolio. Wichtige Schritte in diesem Teilprozess sind:

• Die Projektleitung sowie eventuell erste Projektmitarbeiter legen zunächst den Rahmen für eine erste Projektprüfung fest.
• Anschließend definieren sie hierfür die Arbeits-, Kommunikations- und Entscheidungsprozesse.
• Die zu Beginn formulierten Grobziele werden gemeinsam mit dem Kunden oder dem internen Projektauftraggeber sukzessive verfeinert und abgestimmt.
• Zudem werden Lösungsalternativen erarbeitet und deren Realisierbarkeit geprüft.
• So wird nach und nach die Unsicherheit bezüglich der Projektziele reduziert und Zielklarheit geschaffen.
• Die Analyse soll weiter zeigen, ob das Projekt einen Beitrag zum Erreichen der Unternehmensziele leistet (zum Beispiel Gewinnsteigerung).
• Auf dieser Informationsbasis kann dann die Unternehmensleitung oder das Lenkungsgremium entscheiden, ob das Projekt mit der Unternehmensstrategie vereinbar ist und realisiert werden sollte.

Der Teilprozess „Analyse und Definition“ ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg des Projektes. Die Projektleitung muss typische Aufgaben, Stolpersteine und mögliche Varianten dieses Teilprozesses kennen. Abbildung 6 zeigt die typischen Prozessschritte des Teilprozesses „Analyse und Definition“. Sie finden die Abbildung sowie alle weiteren zu diesem Abschnitt zugehörigen Abbildungen im Praxisteil dieses Abschnitts in Form eines Prozessdiagramms. Nachfolgend werden nun die Teilprozesse detaillierter dargestellt und beschrieben.

Jedes Projekt ist in ein Umfeld mit verschiedenen Akteuren eingebettet. Projekt und Umfeld beeinflussen sich gegenseitig. Beteiligte, die dem Projekt negativ gegenüberstehen, können den Projekterfolg nachhaltig gefährden. Ebenso Kundenvertreter, deren Erwartungen und Anforderungen nicht ausreichend bei den Projektzielen berücksichtigt werden.

Daher ist für den Projekterfolg wichtig, die Interessen der Anspruchsgruppen (Stakeholder) und der Projektbeteiligten frühzeitig zu ermitteln und hilfreiche Strategien für den Umgang mit ihnen zu entwickeln, um Projektbetroffene als Unterstützer für das Projekt zu gewinnen. Dazu zählen vor allem: Kommunikation, Handlungen und Einbindung in Entscheidungen.

Die Ermittlung der Projektbeteiligten oder Stakeholder sowie die Analyse der Stakeholder ist Gegenstand des Prozesses „Durchführen der Stakeholder-Analyse“. Weiter werden die Maßnahmen zum Umgang mit den Stakeholdern entwickelt; zum Beispiel Vorsorgepläne und Sofortmaßnahmen. Die Resultate der Stakeholder-Analyse inklusive der erarbeiteten Maßnahmenpläne bilden die Ergebnisse des Teilprozesses „Durchführen der Stakeholder-Analyse“ (vgl. Abbildung 7 im Praxisteil).