ProjektprozesseTeilprozess Projektdurchführung und Überwachung

Im Projektprozess „Durchführung und Überwachung“ wird die operative Planung umgesetzt. Dieser Projektprozess beinhaltet unter anderem das Überwachen der Qualitätssicherung und der Arbeitspakete sowie die Information und Dokumentation zum Projektverlauf. Korrekturen, Abstimmungen und Anpassungen gehören ebenfalls in diesen Teilprozess. Alle Projektprozesse sind in einer Visio-Datei grafisch dargestellt. Alle Aufgaben der Projektleitung sind in einer Vorlage aufgeführt.

Aufgaben der Projektleitung in den Prozessen zur Projektdurchführung

Gegenstand des Teilprozesses „Durchführung und Überwachung“ ist die Umsetzung der operativen Planung. Hierzu gehören:

  • Fortschreiben der Personaleinsatzplanung sowie der Sach- und Finanzmittelplanung
  • Führen des Projektteams
  • Beauftragen, Verfolgen und Abnehmen von Arbeitspaketen
  • Überwachen und Steuern des Projektablaufes unter Berücksichtigung von Prioritäten
  • Erkennen und Begrenzen von Risiken
  • Durchführen der Qualitätssicherung
  • Dokumentieren des Projektverlaufs

Im Teilprozess „Durchführung und Überwachung“ wird die Projektleitung mit ihrem gesamten technischen und vor allem sozialen Know-how gefordert. Schließlich zeigt sich hier die Qualität der vorangegangenen Planung. Der Projektleitung kommt die Aufgabe zu, das Team zu führen und auf Konflikte und Qualifikationserfordernisse geeignet zu reagieren.

In der Praxis zeigt sich, dass gerade das Bewältigen sozialer Konflikte, ein vorausschauendes Risikomanagement und – unter Berücksichtigung der im Alltag oft knappen Ressourcen und Budgets – eine lösungsorientiere Anpassungsplanung die wesentlichen Schlüssel für eine erfolgreiche Projektumsetzung sind.

Wenn die Arbeitspakete bearbeitet und Ergebnisse vorgelegt werden, werden diese Arbeitsergebnisse von der Projektleitung auf Vollständigkeit und Qualität überprüft und intern abgenommen. Damit wird der Projektabschluss vorbereitet. Die Prozesse des Teilprozesses „Durchführung“ werden im Folgenden dargestellt und erläutert. Die Prozesse sind auch in Abbildung 23 dargestellt. Sie finden diese Abbildung sowie alle weiteren zu diesem Abschnitt zugehörigen Abbildungen im Praxisteil dieses Abschnitts.

Durchführen eines Kick-Offs

Das Kick-Off-Meeting ist nach der Freigabe der Projektplanung der offizielle Auftakt zur Projektumsetzung und eine wichtige Gelegenheit, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Richtung Ziele und Vorgehen zu motivieren. Denn in der Frühphase des Projekts werden viele Weichen gestellt. Der Zeitplan für das Kick-Off sowie die etwaige Einbeziehung ausgewählter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist mit der Ressourcenplanung abzustimmen (vgl. Abbildung 24 im Praxisteil).