ProjektprozesseTeilprozess Projektplanung

Der Projektprozess „Planung“ legt den organisatorischen Rahmen für die Umsetzung der jeweiligen Prozesse fest. Die Planung beinhaltet das Aufsetzen des Berichtswesens, des Controllings und des Risikomanagements. Ein Projektplan wird entworfen und die Aufgabenstruktur geplant. Danach folgen die Abstimmung mit dem Auftraggeber sowie mit Vorgesetzten oder Kundenbetreuern. Schließlich wird das Team zusammengestellt und das Controlling vorbereitet. Alle Projektprozesse sind in einer Visio-Datei grafisch dargestellt. Alle Aufgaben der Projektleitung sind in einer Vorlage aufgeführt.

Vom Projektauftrag zum Projektplan

Basierend auf dem Projektauftrag erfolgt im Teilprozess Planung die fachliche und technische Umsetzung der Ziele. Die operative Planung besteht hierbei im Wesentlichen aus folgenden Kernprozessen:

  • Durchführung von Ist- und Bedarfserhebungen
  • Planung der Aufwendungen
  • Erarbeiten von fach- und umsetzungsbezogenen Projektstrukturen
  • Erarbeiten von Aufwandsschätzungen
  • Personal- und Mittelplanungen
  • Erstellen von Stufenplänen
  • Abstimmen der Pläne mit Auftraggeber

Der Projektauftrag, der den Ausgangspunkt des Teilprozesses Planung darstellt, ist geklärt. Die Planung orientiert sich an dem der Angebotsverhandlung zugrunde liegenden Projektvorschlag. Ansonsten wird die Planung neu aufgesetzt.

Zur Planung gehört auch, den organisatorischen Rahmen der jeweiligen Umsetzung festzulegen. Bereits zu Projektbeginn werden die Rollen und Kompetenzen der an der Projektsteuerung beteiligten Personen klar beschrieben und festgelegt.

Die Projektleitung trägt mit seiner Stellung an der Schnittstelle zwischen Umsetzung und Auftraggebern oder Projektorganisation eine besondere Verantwortung für die Akzeptanz der Umsetzung („Projektmarketing“). Dazu gehören nicht nur Informationspflichten, sondern auch das Entwickeln und Umsetzen von Maßnahmen zur Akzeptanzgewinnung für die angestrebten Ziele der Umsetzung. Abbildung 12 zeigt die typischen Prozessschritte des Teilprozesses „Planung”.

Sie finden diese Abbildung sowie alle weiteren zu diesem Abschnitt gehörigen Abbildungen im Praxisteil dieses Abschnitts. Im Folgenden werden nun zu den Prozesspfaden des Planungsprozesses die Prozesse dargestellt und erläutert.

Aufsetzen des Berichtswesens

Aufgabe des Berichtswesens ist es, Projektinformationen, wie Ist-Daten und Prognosen, zu dokumentieren sowie bestimmte Projektdaten zu definierten Zeitpunkten zielgruppenorientiert aufzubereiten und den ausgewählten Projektbeteiligten zukommen zu lassen. Dazu zählem zum Beispiel Statusberichte für Projektsteuerungsausschuss oder Fortschrittsinformationen an Projektauftraggeber. Das Dokumentieren von Projektergebnissen ist einerseits verpflichtend für ein Projekt, andererseits dienen geeignet aufbereitete Informationen dem proaktiven Projektmarketing und sorgen für zusätzliche Projektunterstützung durch adäquat informierte Projektbeteiligte.

Die Projektdokumentation selbst beinhaltet alle Daten und Informationen sowie das Wissen und die Erkenntnisse, die in der Projektlaufzeit gewonnen wurden, besonders bezüglich Projektkonfiguration und Änderungen sowie die Projektmanagement-Dokumentation. Die Projektdokumentationen wurden früher überwiegend in Papierform erstellt und in einer Projektakte gesammelt. Nach und nach wurden immer mehr Dokumente elektronisch verwaltet (Projektakten-Datenbank), oder das Projekt-Berichts- und Informationswesen erfolgt mittlerweile häufig datenbank- und webunterstützt (Projektinformationssysteme).

Im Teilprozess „Aufsetzen des Berichtswesens“ (vgl. Abbildung 13 im Praxisteil) werden also einerseits die Inhalte und der Aufbau der Projektdokumentation festgelegt, sowie andererseits die Stakeholder-Kommunikation: Welche Stakeholder sind wann mit welchen Inhalten und in welcher Form – zum Beispiel Berichte, Präsentation, Gespräch – zu informieren? Für beide Aufgaben wird zudem die Infrastruktur geschaffen (Anlage Projektakte, Implementierung Projektdatenbank und weitere).

Außerdem werden die Projektrollen inklusive deren Aufgaben und Befugnisse abgestimmt und dokumentiert. Klar definierte, transparente Rollen, Aufgaben und Befugnisse sind ebenfalls ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg. Falls im Unternehmen ein Projektmanagement-Handbuch existiert, sind hierin bereits Vorgaben für Projektrollen enthalten, die übernommen und für das Projekt angepasst werden können.

Die Projektleitung hat über das erforderliche Wissen zu verfügen, projektspezifisch eine geeignete Struktur für Projektinformationen und Projektdokumentationen zu planen und einzurichten.