Büroorganisation und SelbstorganisationTerminkalender pflegen

Planen und pflegen Sie Ihren Terminkalender mit den wichtigen und notwendigen Terminen für Besprechungen, Besuche, Telefonkonferenzen und Gespräche. Vereinbaren Sie Termine mit sich selbst und tragen Sie auch diese im Terminkalender ein. Achten Sie auf ausreichend Pufferzeit und freie Zeiten.

Viele stöhnen: Ihre Arbeits- und Aufgabenplanung sei deshalb so schwierig, weil sie ständig Termine wahrnehmen müssten. Da machen sich neben den vielen regelmäßigen Abteilungs- oder Teambesprechungen auch geplante Projektgruppen-Meetings, Telefonkonferenzen, Workshops, Kundentermine und ungeplante Besprechungen mit Kollegen und Mitarbeitern im Terminkalender breit. Sie verdrängen die „freie Zeit“, um wichtige Projektaufgaben oder Routinearbeiten zu erledigen.

So ist das nun einmal, könnte man sagen. Denn Besprechungen gehören für viele Mitarbeiter inzwischen zum Arbeitsalltag. Sie sind wichtig, um die komplexen Abläufe im Unternehmen zu koordinieren, um Aktivitäten und Projekte aufeinander abzustimmen und um die Mitarbeiter auf die gemeinsamen Ziele auszurichten. Doch auch hier gibt es Planungs- und Verbesserungspotenzial.

Besprechungen und Termine durchforsten, verbessern oder streichen

Wenn Sie ihren typischen Arbeitsablauf über einige Tage beobachtet und dokumentiert haben, stellen Sie fest, an welchen Besprechungen – im Team oder unter vier Augen – Sie teilgenommen haben. Überprüfen Sie:

  • Welche Besprechungen sind für Sie und Ihre Arbeit (eventuell auch für die Karriere) wichtig?
  • Hatten alle Besprechungen ein klares Ziel? Gab es eine Tagesordnung? Wurden am Ende konkrete Vereinbarungen getroffen? Gab es ein Besprechungsergebnis? Ist das Ergebnis als Protokoll dokumentiert?
  • Hat der Leiter der Besprechung pünktlich begonnen und die Besprechung auch zum geplanten Zeitpunkt beendet?

Wenn Sie auf diese Fragen, keine positiven Antworten geben können, dann sollten Sie Ihre Besprechungskultur verbessern. Fordern Sie dies von Ihren Vorgesetzten, Ihrem Team und Ihren Mitarbeitern ein. Wenn Sie selbst die Besprechung leiten, gelten diese Anforderungen natürlich auch für Sie. Prüfen Sie, wie Sie Ihre Besprechungen planen, vorbereiten, durchführen und nachbereiten.

Wenn Sie feststellen, dass Sie an Besprechungen teilnehmen, die für Sie und das Team nicht wichtig sind, dann stimmen Sie sich mit dem Leiter und Ihrem Vorgesetzten ab, ob Sie wirklich dabei sein müssen. Gegebenenfalls reicht es aus, wenn Sie sich mit dem Protokoll über die wichtigen Beschlüsse informieren. Beachten Sie bei allen Besprechungen, an denen Sie als Teilnehmer oder als Leiter dabei sind:

  • Klare Ziele und Tagesordnung für alle.
  • Pünktlicher Beginn, auch wenn noch nicht alle da sind.
  • Pünktliches Ende, auch wenn noch nicht alle Punkte besprochen sind (diese werden beim nächsten Mal behandelt).

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