Handout erstellenTexte für das Handout formulieren

Das Handout soll kurz und bündig sein – und gleichzeitig alle Informationen beinhalten, die eine Leserin oder ein Leser aus Ihrem Vortrag wissen oder behalten soll. Damit dieser Spagat gelingt, müssen die Texte oder Stichwörter gut formuliert und verständlich geschrieben sein. Hier finden Sie dafür einige Beispiele.

Informationen im Handout hierarchisch darstellen

Im Handout schreiben Sie alle Informationen auf, die Anwesende von Ihnen hören oder sehen und die nicht anwesende Leserinnen und Leser wissen müssen, um die Aussagen und Botschaften Ihres Vortrags ebenfalls zu verstehen. Hilfreich ist, wenn Sie sich bei der Darstellung und Formulierung von Informationen im Handout an der sogenannten Pyramidenstruktur, einem hierarchischen Aufbau Ihrer Aussagen, orientieren. Dabei gibt es für die Darstellung im Handout folgende Möglichkeiten:

  • Aussage treffen; dann Merkmale, Eigenschaften, Funktionen zur Aussage ergänzen
  • Sachverhalte aufzählen; dann Folgen, Schlussfolgerung, Konsequenz daraus ableiten
  • Meinung oder These sagen; dann Argumente anführen und Belege, Zahlen, Beispiele dafür liefern

Je nachdem, welche Art der Darstellung Sie wählen, leiten sich daraus andere Formulierungen für das Handout ab. Warum – wird im Folgenden erklärt und mit Beispielen illustriert.

Erst Aussage als Kernbotschaft, dann die Details

Am Anfang (Spitze der Pyramide) steht Ihre Kernbotschaft oder die zentrale Aussage. Sie benennt, was Ihre Zielgruppe am meisten interessiert. Danach kommen die Details. Diese Form der Darstellung eignet sich besonders dann, wenn Sie Ihre Zielgruppe nur informieren wollen. Wenn beispielsweise die Geschäftsleitung Ihre Zielgruppe ist, können Sie Ihre Aussage zu Beginn so formulieren:

„Mit dem neuen Prozess in unserer Abteilung beantworten wir Kundenanfragen doppelt so schnell wie früher.“

Dann können Sie in die Details gehen (in die Breite und Tiefe der Pyramide). Sie beschreiben dazu einzelne Merkmale, Zusammenhänge, Funktionen, Schnittstellen oder beantworten W-Fragen. Beispiel:

Warum: „Wir haben die Aufgaben anders verteilt. Wir stimmen uns regelmäßig ab.“

Wie: „Eine Person erledigt eine Kundenanfrage komplett. Die notwendigen Informationen liegen an jeder Stelle vor. Die Kolleginnen und Kollegen wurden entsprechend qualifiziert.“

Wann: „Die Abstimmungen erfolgen jeden Morgen um 10:00 Uhr und dauern 15 Minuten.“

Wo: „Wir treffen uns dazu bei Frau Schulze. Sie hat genug Platz und zeigt am Bildschirm die anliegenden Kundenanfragen.“

Wie lange: „Um die neuen Abläufe zu trainieren, haben wir uns drei Monate Zeit genommen.“

Wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen Ihre Zielgruppe sind, dann könnte die interessantere Kernbotschaft lauten:

„Mit dem neuen Prozess haben wir die Aufgaben anders auf einzelne Personen verteilt.“

Alle anderen Informationen werden dann entsprechend als Detail genannt. Sie liefern die Details, die für die Zielgruppe und für Ihren Zweck notwendig und wichtig sind – mehr nicht.