Vertriebsplanung mit ExcelUmsatzplanung und Sales Forecast mit Excel

Die Umsatzplanung und der Sales Forecast sind ein zentrales Planungsdokument für das gesamte Unternehmen. Dafür muss der Vertrieb möglichst gute Prognosen erstellen für den zukünftigen Absatz und Umsatz (Sales) mit den einzelnen Produkten. Lesen Sie, wie Sie dabei mit geeigneten Excel-Vorlagen vorgehen.

Absatz und Umsatz als Grundlage für die Geschäftsentwicklung

Die Entwicklung eines Unternehmens basiert darauf, wie viele Produkte und Dienstleistungen verkauft werden. Der Absatz und der Umsatz sind die Grundlage für die Geschäftsplanung – mit allem, was damit verbunden ist: Beschaffung von Material, Einstellung von Personal, Investitionen in Gebäude, Maschinen und Anlagen und vieles mehr. Nicht zuletzt resultiert aus Absatz und Umsatz auch der Erfolg des Unternehmens, gemessen am Cashflow (Zahlungsfähigkeit), am Gewinn und an der Profitabilität (Return on Investment).

Für Absatz und Umsatz müssen Vertrieb und Verkauf des Unternehmens sorgen. Damit alle anderen Planungen im Unternehmen möglichst realistisch und zuverlässig sind, muss der Vertrieb regelmäßig eine Umsatzplanung vorlegen. Das heißt, er muss prognostizieren, welche Produkte in welchen Mengen und zu welchem Preis in absehbarer Zeit verkauft werden können. Das ist der Sales Forecast des Vertriebs.

Vorgehensweise und Methoden für die Umsatzplanung und den Sales Forecast

Die Umsatzplanung und der Sales Forecast erfolgen meisten rollierend. Das heißt: langfristig werden Absatz und Umsatz für Produktgruppen oder Geschäftseinheiten grob abgeschätzt. Dabei werden zunächst Entwicklungen in der Vergangenheit als Trend fortgeschrieben. Diese Trends werden anhand von Indikatoren aus Marktanalysen und Szenario-Analysen angepasst.

Dabei werden insbesondere folgende Kennzahlen und Indikatoren betrachtet:

  • Umsatz in der Vergangenheit
  • Größe der Kundensegmente
  • Marktanteile
  • Penetration von Produkten im Markt nach dem Lebenszyklusmodell
  • Preisentwicklung in der Vergangenheit
  • Anzahl der Wettbewerber
  • Branchenentwicklung
  • Entwicklung der Wirtschaft allgemein
  • Veränderungen bei relevanten Rahmenbedingungen (Gesetze, Wertewandel etc.)

Mit solchen Indikatoren werden die Absatz- und Umsatzzahlen der Vergangenheit verknüpft und mithilfe von Rechenmodellen und Statistik für die nächsten ein bis fünf Jahre hochgerechnet (prognostiziert). Oft erfolgt dies durch die Multiplikation mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit. Je näher der dabei betrachtete Zeitraum liegt, umso mehr steigt die Eintrittswahrscheinlichkeit für die Prognosen zum Absatz.

Für die kurzfristige Planung von Absatz und Umsatz werden diese Kennzahlen regelmäßig, rollierend, geprüft und angepasst. Dazu werden die Ist-Zahlen ermittelt und mit den Plan-Zahlen verglichen. Die Planungen können dann angepasst werden. Damit sollen sie umso genauer werden, je näher der Zeitraum kommt, für den sie gelten. Der Zeithorizont für die kurzfristige Umsatzplanung ist meistens ein Jahr. Die Kennzahlen dafür werden dann auf Quartale und Monate heruntergebrochen; in manchen Branchen wird sogar der Zeitraum Woche und Tag betrachtet (zum Beispiel Energieversorger). Das Prinzip dieser rollierenden Planung ist in Abbildung 1 dargestellt.