Meetings und Besprechungen verbessernVisualisieren Sie in Besprechungen so viel wie möglich

Das Mitschreiben und Visualisieren von Redebeiträgen bringt einem Meeting einen straffen und zielgerichteten Ablauf. Wenn alle vor sich sehen, worum es gerade geht und was bereits besprochen und erreicht wurde, dann reden sie viel disziplinierter und konstruktiver. Das sollten Sie als Moderator unbedingt nutzen.

Redebeiträge sofort schriftlich festhalten

Ihr Meeting und alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer profitieren ungemein davon, wenn wichtige Beiträge, Aussagen oder Zwischenergebnisse sofort und für alle sichtbar aufgeschrieben oder visualisiert werden. Allein die Tatsache, dass etwas auf Papier vor aller Augen vorliegt, strukturiert nicht nur den Ablauf, sondern diszipliniert auch alle beim Einbringen ihrer Themen.

Oft genügt es, wenn die wichtigen Stichwörter, die bei einem Redebeitrag genannt werden, auf Flipchart festgehalten werden. Sie können die einzelnen Redebeiträge im einfachsten Fall der Reihe nach untereinanderschreiben. Dabei sollten Sie für jeden Tagesordnungspunkt und für jedes Thema eine neue Flipchart-Seite beginnen. Mitschreiben und Visualisieren sind Aufgaben des Moderators oder einer Person, die ihn dabei unterstützt.

Die Kunst, Redebeiträge simultan zu erfassen und aufzuschreiben

Es braucht viel Erfahrung, um Redebeiträge, ein Gespräch und eine Diskussion simultan zu erfassen und am Flipchart oder an der Tafel festzuhalten. Wer mitschreibt, muss den Kern der Aussage heraushören, ihn fachlich verstehen, einen Zusammenhang zum Thema und zu anderen Beiträgen erkennen, die Bedeutung einschätzen und sofort auf den Punkt genau formulieren. Das ist schwierig. Hilfreich ist:

  • Fassen Sie den Redebeitrag eines Teilnehmers in ein bis drei Punkten zusammen.
  • Schreiben Sie dabei, wenn möglich, Substantiv und Verb auf. Das Verb kann eine Aktion ausdrücken oder einen Zustand beschreiben. Zum Beispiel: Umsatz verringert, Ablauf klären, Maßnahmen entwickeln, Kennzahlen analysieren, Mängel überprüft.
  • Diese Bezeichnung können Sie dann leicht durch weiterführende Informationen ergänzen. Zum Beispiel: Umsatz in Europa im letzten Quartal um 5 Prozent verringert, Kennzahlen zur Kundenzufriedenheit analysieren, Mängel und ihre Ursachen überprüft.
  • Wenn dies schwerfällt, wenn zu schnell oder durcheinandergeredet wird, dann kann der Moderator die Teilnehmer bitten, die richtigen Stichwörter zu nennen: „Einen Moment bitte. Wie formulieren wir das für das Flipchart?“ Machen Sie dabei klar, dass es (meistens) nicht auf die exakte Formulierung ankommt, sondern darauf, dass alle sich daran erinnern und in etwa wissen, was gemeint war.

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