ProtokollführungVorbereitung der Protokollführung
Zweck des Protokolls klären
Die Protokollführung sollte nicht erst mit Beginn des Gesprächs oder der Besprechung geklärt werden. Schon im Vorfeld muss bestimmt werden:
- Wofür soll das Protokoll erstellt werden?
- Wie lange wird es Bedeutung haben?
- Wer wird es lesen?
- Was müssen Außenstehende, Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen, nachvollziehen?
- Welche Beweiskraft ist gegebenenfalls erforderlich?
Daraus ergibt sich meist die Form des Protokolls. Klären Sie als Leiter oder Moderator der Besprechung vorab mit dem Protokollführer, welche Form das Protokoll haben soll. Klären Sie auch, ob alle Teilnehmer das Protokoll vor der Fertigstellung noch einmal lesen sollen, um Änderungswünsche – soweit sie sachlich korrekt und angebracht sind – einbringen zu können.
Tagesordnung, Rahmenbedingungen und Protokollführung klären
Grundlage eines guten Protokolls ist eine Tagesordnung (Agenda), die bereits die wichtigen Informationen und die Rahmenbedingungen enthält:
- Thema
- Zeit und Dauer der Besprechung
- Ort
- Teilnehmer
- Ziele
- Tagesordnungspunkte (TOPs der Agenda)
Als Leiter oder Moderator einer Besprechung sollten Sie dafür sorgen, dass die Tagesordnung und die Einladung an die Teilnehmer zu diesen Punkten Informationen liefert. Sie werden dann im Protokoll übernommen. Schließlich legen Sie den Protokollführer (Protokollant) fest, der das Protokoll erstellen soll.