ProtokollführungWie Sie die Protokollführung vorbereiten

Wie klären Sie den Zweck des Protokolls? Welche Rahmenbedingungen erwarten Sie? Welche Fähigkeiten muss ein guter Protokollführer mitbringen? Ein fähiger Protokollant fertigt Mitschriften an, die dem Unternehmen nachhaltig helfen. Das funktioniert nur mit einer guten Vorbereitung. Antworten auf Ihre Fragen – mit Praxistipps und Vorlagen.

Zweck und Ziel der Protokollführung klären

Die Protokollführung sollte nicht erst mit Beginn des Gesprächs oder der Besprechung geklärt werden. Schon im Vorfeld muss bestimmt werden:

  • Wofür soll das Protokoll erstellt werden?
  • Wie lange wird es Bedeutung haben?
  • Wer wird es lesen?
  • Was müssen nicht teilnehmende Personen nachvollziehen?
  • Welche Beweiskraft ist gegebenenfalls erforderlich?

Daraus ergibt sich meist die Form des Protokolls. Klären Sie als Leiter oder Moderator der Besprechung vorab mit dem Protokollführer, welche Form das Protokoll haben soll. Klären Sie auch, ob alle Teilnehmer das Protokoll vor der Fertigstellung noch einmal lesen sollen, um Änderungswünsche – soweit sie sachlich korrekt und angebracht sind – einbringen zu können.

Tagesordnung, Rahmenbedingungen und Protokollführung vorbereiten

Grundlage eines guten Protokolls ist eine Tagesordnung (Agenda), die bereits die wichtigen Informationen und die Rahmenbedingungen enthält:

  • Thema
  • Zeit und Dauer der Besprechung
  • Ort
  • Teilnehmer
  • Ziele
  • Tagesordnungspunkte (TOPs der Agenda)

Als Leiter oder Moderator einer Besprechung sollten Sie dafür sorgen, dass die Tagesordnung und die Einladung an die Teilnehmer zu diesen Punkten Informationen liefert. Sie werden dann im Protokoll übernommen. Schließlich legen Sie den Protokollführer (Protokollant) fest, der das Protokoll erstellen soll.