DebriefingVorgehensweise beim Debriefing und bei der Übergabe von Aufgaben

Nutzen Sie die folgenden Erläuterungen für das Debriefing und das Übergabegespräch mit Mitarbeitern, die Ihr Team verlassen. Klären Sie, worum es beim Debriefing gehen soll, wer dabei eingebunden ist, welche Informationen und Dokumente Sie brauchen und wie Sie vorgehen. Nutzen Sie bereits dokumentierte Informationen und lassen Sie sich den Arbeitsplatz zeigen und alles erklären.

Bedeutung des Mitarbeiters als Ausgangspunkt für das Debriefing

Welche Rolle spielte die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter in Ihrem Team und für das Unternehmen? Aus welchen Gründen verlässt die Person Ihre Abteilung oder das Unternehmen? Das sind die zwei zentralen Fragen, die Sie sich zunächst stellen müssen. Denn damit legen Sie Ihren Standpunkt und Startpunkt fest, von dem aus Sie ein wirksames Debriefing durchführen können.

Die Bedeutung und Rolle der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters ergibt sich aus der Stelle, Funktion und den Aufgaben, die sie oder er wahrgenommen hat. Darüber hinaus spielt auch die Beschäftigungsdauer im Unternehmen eine große Rolle. Denn je länger Beschäftigte dabei waren, desto mehr Wissen und Erfahrungen dürften sie gesammelt haben.

Genauso wichtig ist die Situation, in der sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst befindet. Wie ist die Stimmung bei der betreffenden Person und in der Abteilung? Trennt man sich in einem freundschaftlichen Verhältnis? Ist davon auszugehen, dass ein Gespräch in offener und positiver Atmosphäre verläuft? Bestehen dazu ernsthafte Bedenken, dann muss dies bei einem Gespräch angemessen berücksichtigt werden. Denn die Bedeutung und Vollständigkeit der Informationen, die man im Debriefing erhält, kann davon abhängen.

Wer beim Debriefing dabei ist

Die Teamleitung oder der Vorgesetzte hat die Aufgabe, ein Debriefing zu veranlassen, und muss sicherstellen, dass es durchgeführt wird, bevor der betreffende Mitarbeiter seine Stelle und das Unternehmen verlässt. Er oder sie muss aber beim Debriefing selbst gar nicht unbedingt dabei sein. Oft ist es sogar besser, wenn das Debriefing oder Übergabegespräch mit der ausscheidenden Person von Kollegen geführt wird. In jedem Fall sollten sie dabei sein. Das betrifft die Kollegen, zu denen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ein gutes Verhältnis hat. Es können aber auch Kollegen sein, mit denen die ausscheidende Person eng zusammengearbeitet hat. Gegebenenfalls sollen Kollegen einen Teil der Aufgaben übernehmen; dann ist es erst recht wichtig, dass sie dabei sind.

Der Vorteil beim Debriefing mit Kollegen: Sie werden als Gesprächspartner besser akzeptiert. Dazu müssen diese Kollegen ein vergleichbares Know-how wie die ausscheidende Mitarbeiterin oder der ausscheidende Mitarbeiter mitbringen. So fällt auch das Erklären und Verstehen der Aufgaben und Prozesse leichter.

Steht die Nachfolge bereits fest und ist sie verfügbar, sollte auch diese Person in den Übergabeprozess einbezogen werden. Aber: Es kann Gründe geben, dass ein Nachfolger von der Arbeitsweise seines Vorgängers nicht zu sehr geprägt werden sollte; dann ist eine Teilnahme des Nachfolgers zu vermeiden.

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