Meetings moderierenWann ist ein Meeting notwendig?

Sind regelmäßige Meetings wirklich nötig? In welchen zeitlichen Abständen werden Besprechungen durchgeführt? Und wer entscheidet, welche Teilnehmenden wann anwesend sein sollten? Als Moderatorin oder Moderator sind Sie verantwortlich, Meetings so häufig wie nötig und so selten wie möglich durchzuführen. Wie gelingt das?

Anlass, Ziel und Nutzen eines Meetings klären

Was im Meeting von Angesicht zu Angesicht besprochen wird, welche Informationen ausgetauscht werden, lässt sich oft auch auf schriftlichem Wege erledigen. Die erste Frage vor der Besprechungsplanung lautet: Ist das Meeting wirklich nötig?

Um diese Frage beantworten zu können, müssen die Vorteile und Nachteile einer Besprechung einerseits und des Schriftwechsels andererseits bekannt sein. Schriftwechsel sind weniger aufwendig als Besprechungen. Allerdings können dabei nur Informationen mitgeteilt werden.

  • Austausch,
  • Meinungsbildung,
  • Diskussion und
  • Beschlussfassung

sind beim Schriftwechsel nicht so leicht möglich. Das sind die Vorteile der Besprechung.

Da die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Meetings aber mit hohem Aufwand verbunden sein kann, sollte immer geklärt werden, ob der erzielbare Nutzen überwiegt. Der bemisst sich am Ziel der Besprechung.

Deshalb muss die Person, die Informationen, Meinungen, Ideen, Lösungen oder Entscheidungen benötigt, klären, welche Form und welche Methoden am besten geeignet sind, um die Ziele zu erreichen. Sie ist für die Vorbereitung und Planung des Meetings verantwortlich.

Diese Fragen vor dem Meeting klären

Falls Sie ein Meeting für sinnvoll und notwendig erachten, klären Sie vorab:

  • Was wollen Sie mit dem Meeting erreichen? Welches Ziel verfolgen Sie?
  • Können diese Ziele genauso gut erreicht werden, wenn Sie die anderen Personen schriftlich informieren oder wenn Sie Einzelgespräche führen?
  • Wie hoch ist dann der gesamte Zeitaufwand für alle Beteiligten?
  • Ist das Thema so vertraulich, dass es nicht in einer Gruppe besprochen werden kann, sondern nur im Einzelgespräch? (Beispiel: personalrelevante Themen)
  • Können die Teilnehmer der Besprechung etwas Nennenswertes beitragen? Müssen sich diese direkt im Gespräch äußern können?
  • Können alle Teilnehmer aus der Besprechung einen Nutzen ziehen?
  • Werden Beschlüsse gefasst, hinter denen möglichst viele Teilnehmer und Mitarbeiter stehen sollten?
  • Ist es hilfreich, dass alle Beteiligten in Form einer Besprechung eingebunden werden und damit die Akzeptanz der Beschlüsse und die Umsetzung der Ergebnisse verbessert werden?
  • Reicht die Zeit, bis eine Besprechung organisiert wird, an der alle relevanten Personen teilnehmen können? Oder muss vorher etwas getan werden?

Beachten Sie dabei, dass bei Besprechungen die emotionale Komponente, die Stimmung der Teilnehmer, das „Wir-Gefühl“ und die Möglichkeit, an Ergebnissen und Beschlüssen mitzuwirken, besonders wichtig sind. Schon allein deshalb kann ein Meeting notwendig sein.