ProtokollführungWas passiert mit dem fertigen Protokoll?

Wenn das Protokoll geschrieben und vom Leiter der Besprechung geprüft und freigegeben wurde, dann wird das Protokoll verteilt an alle, die wissen müssen, was besprochen und beschlossen wurde. Manche Protokolle sind besonders wichtig, weil sie Sachverhalte und Beschlüsse belegen und im Zweifel vor Gericht als Beweismittel herangezogen werden. Schließlich ergeben sich aus Protokollen To-dos für den eigenen Aufgabenplan.

Verteilung des Protokolls

Wenn das Protokoll fertig erstellt und von den Teilnehmern und vom Leiter der Besprechung verabschiedet wurde, dann wird es an alle Personen verteilt, die der Leiter bestimmt. Je nach Art der Besprechung und Zweck des Protokolls muss es außerdem an die relevanten und entsprechenden Stellen und Organe weitergegeben werden, die aufgrund formaler Regelungen oder Richtlinien das Protokoll zur Kenntnis bekommen müssen. Außerdem muss das Protokoll archiviert werden.

Empfänger eines Protokolls in einem Unternehmen können sein: Geschäftsleitung, Revision oder Compliance-Abteilung. Außerhalb des Unternehmens müssen einzelne Protokolle versendet werden an: Amtsgericht, Aufsichtsrat, Hausbank, Lieferanten oder andere wichtige und betroffene Partner.

Achten Sie darauf, dass Sie das Protokoll bald nach der Besprechung an alle relevanten Empfänger versenden, insbesondere dann, wenn Maßnahmen vereinbart wurden, die bald umgesetzt werden müssen.

Protokolle archivieren

Archivieren Sie alle Protokolle (elektronisch und bei Bedarf im Ausdruck) dort, wo sie aus sachlogischen Gründen hingehören. Achten Sie darauf, dass Sie die Protokolle jederzeit und schnell wiederfinden. Beachten Sie auch, dass manche Protokolle der Geheimhaltungspflicht unterworfen sind (zum Beispiel Protokolle zu Mitarbeitergesprächen).

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