ProtokollführungWas passiert mit dem fertigen Protokoll?

Wenn das Protokoll erstellt ist: Wie können Sie es sinnvoll nutzen? Wie legt man Protokolle sicher ab, um sie langfristig zu archivieren und jederzeit darauf zurückgreifen zu können? Wann dienen Protokolle als Beweis? Außerdem erfahren Sie, inwiefern Protokolle bei der Konfliktlösung in Unternehmen helfen.

Protokoll im Unternehmen nutzen und archivieren

Wenn das Protokoll fertig erstellt und von den Teilnehmenden und vom Leiter oder der Leiterin der Besprechung verabschiedet wurde, wird es an alle relevanten Personen verteilt. Je nach Art der Besprechung und Zweck des Protokolls muss es außerdem an die entsprechenden Stellen und Organe weitergegeben werden, die aufgrund formaler Regelungen oder Richtlinien das Protokoll zur Kenntnis bekommen müssen. Zudem word das Protokoll archiviert.

Empfänger eines Protokolls in einem Unternehmen können sein:

  • Geschäftsleitung
  • Revision
  • Compliance-Abteilung

Außerhalb des Unternehmens müssen einzelne Protokolle versendet werden an: Amtsgericht, Aufsichtsrat, Hausbank, Lieferanten oder andere wichtige und betroffene Partner.

Achten Sie darauf, dass Sie das Protokoll bald nach der Besprechung an alle relevanten Empfänger versenden, insbesondere dann, wenn Maßnahmen vereinbart wurden, die bald umgesetzt werden müssen.

Protokolle archivieren

Archivieren Sie alle Protokolle (elektronisch und bei Bedarf im Ausdruck) dort, wo sie aus sachlogischen Gründen hingehören. Achten Sie darauf, dass Sie die Protokolle jederzeit und schnell wiederfinden. Beachten Sie auch, dass manche Protokolle der Geheimhaltungspflicht unterworfen sind (zum Beispiel Protokolle zu Mitarbeitergesprächen).