Außendienst organisierenWerkzeuge für die Arbeit im Außendienst

Damit der Außendienstmitarbeiter optimal arbeiten kann, braucht er Werkzeuge. Das sind vor allem Informationen zum Kunden und zum Leistungsangebot, aber auch Fahrzeug und Büroausstattung. Da der Außendienst das Unternehmen nach außen vertritt, muss er passend zur Marke und zum Image des Unternehmens ausgerüstet sein.

Der Außendienst braucht Informationen

Die Mitarbeiter im Außendienst brauchen Unterstützung und Werkzeuge. Dazu zählen insbesondere Informationen und Medien, die ihnen im Verkaufsprozess helfen, die richtigen Kunden zu finden und diese dann von den Angeboten ihres Unternehmens zu überzeugen. Das sind beispielsweise:

  • Adressdatenbanken, um potenzielle Neukunden zu identifizieren
  • Zugriff auf ein System für das Customer Relationship Management (CRM-System), um möglichst alle Informationen zu einem bestehenden Kunden abrufen zu können
  • Broschüren, Flyer, Datenblätter mit den relevanten Produktbeschreibungen und den wichtigen Argumenten für den Kunden
  • Preislisten und Hilfsmittel, falls Preise und Sonderpreise vor Ort beim Kunden individuell kalkuliert werden müssen
  • Muster, Modelle, Demos, Warenproben
  • Laptop und Software (Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem), um dem Kunden aktuelle Informationen zu Preisen, Sonderkonditionen, Verfügbarkeiten, Lieferterminen etc. geben zu können

Ausstattung im Außendienst

Ebenfalls wichtig sind das gesamte Auftreten und die Erscheinung des Außendienstmitarbeiters bei seinem Kunden. Das sollte zur Marke, zum Image und zur Corporate Identity des Unternehmens passen. Vermittelt werden diese durch Auftreten, Kleidung, Persönlichkeit, Fahrzeug, Produkte und ihre Verpackung, Laptop und andere Arbeits- und Hilfsmittel, die der Mitarbeiter beim Kunden einsetzt und die dort sichtbar sind.

Diese Elemente sollten auf die Kundenerwartungen abgestimmt sein: Müssen sie dem entsprechen, was in der Branche üblich ist? Oder sind sie ein wichtiges Differenzierungsmerkmal vom Wettbewerb? An der äußeren Erscheinung der Außendienstmitarbeiter macht der Kunde fest, ob er das Unternehmen insgesamt positiv bewerten will. Mit solchen Merkmalen der sogenannten „Line of Visibility“ kann sich ein Unternehmen von Wettbewerbern abheben und dem Kunden vermitteln: Wir sind anders, wir sind besser!

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