Außendienst organisierenWerkzeuge und Hilfsmittel für die Arbeit im Außendienst

Damit Außendienstmitarbeiter optimal arbeiten können, brauchen Sie geeignete Werkzeuge. Das sind vor allem Informationen zum Kunden und zum Leistungsangebot, aber auch Fahrzeug und Büroausstattung. Da der Außendienst das Unternehmen nach außen vertritt, muss er passend zur Marke und zum Image des Unternehmens ausgerüstet sein.

Der Außendienst braucht Informationen

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Außendienst brauchen Unterstützung und Werkzeuge. Dazu zählen insbesondere Informationen und Medien, die ihnen im Verkaufsprozess helfen, die richtigen Kunden zu finden und diese dann von den Angeboten ihres Unternehmens zu überzeugen. Das sind beispielsweise:

  • Adressdatenbanken, um potenzielle Neukunden zu identifizieren
  • Zugriff auf ein System für das Customer-Relationship-Management (CRM-System), um möglichst alle Informationen zu einem bestehenden Kunden abrufen zu können
  • Broschüren, Flyer, Datenblätter mit den relevanten Produktbeschreibungen und den wichtigen Argumenten für den Kunden
  • Preislisten und Hilfsmittel, falls Preise und Sonderpreise vor Ort beim Kunden individuell kalkuliert werden müssen
  • Muster, Modelle, Demos, Warenproben
  • Anbindung an ein Warenwirtschaftssystem, um dem Kunden aktuelle Informationen zu Preisen, Sonderkonditionen, Verfügbarkeiten, Lieferterminen etc. geben zu können

Ausstattung im Außendienst

Ebenfalls wichtig sind das gesamte Auftreten und die Erscheinung der Außendienstmitarbeiter bei ihren Kunden. Das sollte zur Marke, zum Image und zur Corporate Identity des Unternehmens passen. Vermittelt werden diese durch:

  • Auftreten
  • Kleidung
  • Persönlichkeit
  • Fahrzeug
  • Produkte und ihre Verpackung
  • Hintergründe bei Online-Meetings und Video-Telefonaten
  • Laptop und andere Arbeits- und Hilfsmittel

Alle diese Elemente sind für den Kunden sichtbar und erlebbar. Daran macht er – bewusst oder unbewusst – seine Bewertung des Unternehmens und der Produkte fest. Sie sollten deshalb auf die Kundenerwartungen abgestimmt sein: Müssen sie dem entsprechen, was in der Branche üblich ist? Oder sind sie ein wichtiges Differenzierungsmerkmal vom Wettbewerb?

Mit solchen Merkmalen der sogenannten „Line of Visibility“ kann sich ein Unternehmen von Wettbewerbern abheben und dem Kunden vermitteln: Wir sind anders, wir sind besser!