Einarbeitung neuer MitarbeiterWie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter abläuft

Eine gute Einarbeitung beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin und des neuen Mitarbeiters. Auf den Einstieg sollten alle Betroffenen vorbereitet werden. Mit dem ersten Arbeitstag sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, damit sich die Neuen mit ihren Aufgaben und dem Drumherum vertraut machen können.

Was vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters zu tun ist

Bevor die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter die Stelle antritt, können Sie mit einer guten Vorbereitung Unsicherheiten bei allen Betroffenen abbauen. Sowohl die neuen als auch die bestehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen dann, was auf sie zukommt. Das neue Teammitglied kann sich besser auf den neuen Job in Ihrem Team vorbereiten.

Formalitäten zum Antritt der neuen Stelle klären

Die Formalitäten, die vor dem ersten Arbeitstag zu erfüllen sind, regelt meist die Personalabteilung. Dazu gehören:

  • Arbeitsvertrag erstellen und unterschreiben
  • Informationen zu Dienstwagen und sonstigen Besonderheiten (soweit relevant)
  • Stammdaten im HR-System anlegen
  • Anmeldungen zu Sozialversicherung (Rentenversicherung, Krankenversicherung)
  • Anmeldungen beim Finanzamt
  • Informationen oder Übernahmen zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV)
  • Mitteilung, was der neue Mitarbeiter außerdem zum Einstieg alles mitbringen muss (gerade Berufsanfänger brauchen hier Unterstützung)

Einarbeitung in der Abteilung vorbereiten

Für alle weiteren Einarbeitungsschritte sind die Abteilungs- und Teamleitung sowie die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen zuständig. Für sie sind die wichtigsten Schritte vor dem ersten Arbeitstag:

  • Dem neuen Mitarbeiter vorab die wichtigen Informationen zum Start zusenden.
  • Die Kolleginnen und Kollegen informieren, bei denen der neue Mitarbeiter beginnt.
  • Den Arbeitsplatz vorbereiten.
  • Organisatorische Hilfsmittel vorbereiten.
  • Andere Abteilungen informieren.
  • Den neuen Mitarbeiter in alle relevanten Dokumentationen einpflegen; zum Beispiel Telefonverzeichnis.
  • Ansprechpartner oder Helfer für die Einarbeitung bestimmen.
  • Kommunizieren, mit welchen Themen und Aufgaben der neue Mitarbeiter zu Beginn betraut sein wird.

Darüber hinaus kann das Unternehmen schon vor dem ersten Arbeitstag weitere Unterstützung für die zukünftige Kollegin und Kollegen anbieten. Beispielsweise bei der Wohnungssuche oder mit Informationen zum neuen Wohn- und Arbeitsort und mit Gutscheinen für Kultureinrichtungen oder Restaurants. Damit zeigt das Unternehmen seine Wertschätzung und motiviert die neuen Mitarbeiter, indem es sich kümmert.

Was am ersten Arbeitstag zu tun ist

Der erste und der zweite Arbeitstag der neuen Kollegin und des neuen Kollegen sollten sehr genau geplant werden. Die Verantwortung für diese ersten Tage liegt bei der oder dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters. Die Führungskraft muss ihn erst einmal „an die Hand nehmen“ und alle wichtigen Stationen gemeinsam mit ihm durchgehen. Falls die Führungskraft an den betreffenden Tagen nicht persönlich anwesend ist, muss sie eine Vertreterin oder einen Vertreter dafür bestimmen.

Am ersten Arbeitstag geht es vor allem darum:

  • Für eine angenehme Atmosphäre zum Ankommen sorgen.
  • Auf das Gefühl der Unsicherheit bei der neuen Kollegin und beim neuen Kollegen eingehen und das Gefühl wegnehmen.
  • Die Arbeitsumgebung zeigen.
  • Die anwesenden Kolleginnen und Kollegen vorstellen; zumindest die unmittelbar in der Nähe befindlichen und die, mit denen viel zusammengearbeitet wird.
  • Einen gemeinsamen Rundgang durch das Unternehmen machen; es hängt von der Position des neuen Mitarbeiters ab, was dabei im Einzelnen gezeigt und wem die Person vorgestellt wird.
  • Eine erste Übersicht geben über die Aufgaben und Tätigkeiten zum Einstieg.
  • Erläutern, wie und mit wem es nun weitergeht.

Dabei sollten auch die Kolleginnen und Kollegen mitwirken, die Erfahrung und Know-how besitzen zu allem, was zukünftig wichtig und hilfreich ist. Sie vermitteln (in den nächsten Tagen) nicht nur die fachlichen Aufgaben, sondern erklären auch die Ziele, die Prozesse, das Umfeld und vor allem die Organisationskultur – das sind alle formellen und informellen Regeln, Normen und Werte, die für die künftige Zusammenarbeit wichtig sein können.

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