Präsentationsfolien erstellen und gestaltenWie Sie wirksame Präsentationsfolien entwickeln

Mit Präsentationsfolien verstärken Sie die Wirkung Ihres Vortrags. Ihr Publikum erfasst das Gesagte einfacher und versteht es besser. Bringen Sie dazu die Erwartungen des Publikums und die Ziele Ihres Vortrags in Einklang. Daraus ergibt sich, wie Sie Ihre Folien strukturieren und gestalten.

Worauf es bei Präsentationen ankommt

Wie Sie mit Ihrem Vortrag und Ihrer Präsentation beim Publikum ankommen, hängt von vielen Faktoren ab – die Präsentationsfolien sind ein wichtiger Faktor. Wichtig ist dabei, was auf Ihren Folien zu sehen und zu lesen ist und wie die einzelnen Elemente gestaltet sind. Es genügt aber nicht, die Folien „irgendwie schick“ zu machen. Sie müssen von Anfang an sehr gut bedacht und überlegt entwickelt werden. Nur dann können Sie die gewünschte Wirkung entfalten.

Wenn Sie PowerPoint-Folien begleitend zu Ihrem Vortrag als Hilfsmittel der Präsentation einsetzen, dann sind die Personen im Publikum trotzdem vor allem Ihre Zuhörer; sie sollen also Ihren Worten folgen. Erst in zweiter Linie sind die Anwesenden Zuschauer; sie können zum besseren Verständnis Ihrer Worte wichtige Dinge auf der Präsentationsfolie sehen, einfacher erfassen und besser verstehen.

Das wichtigste Ziel bei der Gestaltung von Präsentationsfolien ist, dass diese Ihren Vortrag perfekt ergänzen (nicht ersetzen), dass sie das Gesagte verständlich machen und die Botschaften hervorheben, die Sie an Ihr Publikum weitergeben wollen. Zudem sollen Sie mit Ihren Folien bei Ihrem Publikum insgesamt einen guten Eindruck hinterlassen. Wodurch wird ein guter Eindruck erzeugt?

Einflussfaktoren auf Präsentationen beachten

Maßgeblich für die Inhalte eines Vortrags und die Gestaltung der Präsentations- oder PowerPoint-Folien sind die Erwartungen des Publikums. Meist haben die Anwesenden eine Vorstellung davon, was sie erwarten und was die Präsentation leisten soll – mal diffus und unterbewusst, mal sehr klar und konkret. Bevor Sie Ihren Vortrag entwickeln und die Folien dazu gestalten, sollten Sie deshalb immer folgende Aspekte bedenken:

Publikum

Welche Zuhörerinnen und Zuhörer werden beim Vortrag anwesend sein? Wer wird die Präsentationsfolien beim Vortrag oder später sehen? Sie müssen zunächst klären, was das Publikum mit dem Thema verbindet und was es dazu erwartet. Zudem müssen Sie wissen, welche Vorkenntnisse die Anwesenden mitbringen und welche Einstellungen sie zu dem Thema haben könnten. Außerdem sollten Sie einschätzen können, wie das Publikum zu Ihrer Person steht und was Sie von Ihnen persönlich erwarten.

Inhalte des Vortrags

Das Thema und die Inhalte des Vortrags ergeben sich meist aus einem konkreten Anlass oder einem Grund, warum Sie das Thema überhaupt in dieser Form vorstellen. Zu einem Meilensteintreffen mit dem Projektlenkungskreis müssen Sie beispielsweise über den Stand Ihres Projekts berichten. Was genau Sie bei Ihrem Vortrag erzählen und zeigen, hängt dann wiederum von der Zusammensetzung des Publikums, den Erwartungen der Anwesenden und von Ihren Zielen als Vortragender ab. Geht es beispielsweise um den Informationsaustausch unter Experten oder darum, Laien von etwas zu überzeugen.

Präsentationsmedien

Die Folien und möglicherweise anderen Präsentationsmedien, die Sie bei Ihrem Vortrag ergänzend einsetzen, sind ein weiterer Einflussfaktor. Es kommt darauf an, wie die Folien oder andere Medien strukturiert und gestaltet sind, wie sie die Verständlichkeit beim Publikum unterstützen, wie sie veranschaulichen und wie sie helfen, das Gesagte einfacher zu erfassen, zu verstehen und emotional zu akzeptieren.

Rahmenbedingungen

Die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen während der Präsentation üben ebenfalls einen Einfluss darauf aus, was das Publikum wahrnimmt. Dazu zählen beispielsweise die Tageszeit, der Raum, die Technik, die Luft, die Temperatur, die Stimmung der anwesenden Personen untereinander – allgemein das Wohlbefinden der Anwesenden.

Persönlichkeit

Ihr persönliches Auftreten, die äußere Erscheinung, die Gestik, die Mimik, die Sprache, die Sie einsetzen, ob Sie das Publikum anschauen und anlächeln, ob Sie offen oder verschlossen wirken – alle diese persönlichen Merkmale sind ein sehr wichtiger Einflussfaktor. Manche sagen, die Persönlichkeit sei sogar der entscheidende Faktor für die Wirksamkeit Ihres Vortrags und den Eindruck, den Sie hinterlassen. Alle zuvor genannten seien im Vergleich dazu unwichtig.