DebriefingWissensmanagement auf der Basis des Debriefings betreiben

Das Debriefing kann wichtige Beiträge für das Wissensmanagement des Unternehmens liefern. Auch wenn das Wissen nicht vollständig abgefragt und aufbewahrt werden kann, gibt es Methoden, um Know-how und Erfahrungen zu sichern und verfügbar zu machen. Entscheidend sind die richtigen Fragen beim Debriefing.

Unterschiedliche Formen von Wissen

Wissen ist an die Person, die es hat, sowie an die Handlungen, die sie ausführt, gebunden. Wissen ist also immer situativ und lässt sich nicht so einfach auf andere übertragen. Gleichwohl wird im Rahmen des Wissensmanagements (mehr oder weniger erfolgreich) versucht, das Wissen einer Person für andere nutzbar zu machen und die Prozesse, die dabei stattfinden, zu unterstützen. Um das Debriefing und das Abschlussgespräch so zu organisieren, dass es für Sie, Ihr Team und das Unternehmen einen Nutzen hat, müssen Sie beachten, welche Möglichkeiten und welche Beschränkungen es dabei gibt.

Eine wichtige Beschränkung ist, dass Menschen ihr Wissen nicht vollständig in Worten ausdrücken und formulieren können. Deshalb wird in Bezug auf Wissen zwischen explizitem und implizitem Wissen unterschieden:

Explizites Wissen

Das explizite Wissen ist dem Mitarbeiter als solches bewusst und kann auch sprachlich ausgedrückt werden. Er kann Kollegen erklären: „Das mache ich so, weil …“, „das funktioniert so, wie …“, „dabei musst du darauf achten, dass …“.

Implizites Wissen

Das implizite Wissen ist dem Mitarbeiter nicht unmittelbar bewusst, spielt aber bei seinen Handlungen eine große Rolle. Eine Person kann ihr implizites Wissen kaum in Worten ausdrücken. Es entspricht mehr einem Gefühl. Implizites Wissen erschließt sich, wenn überhaupt, nur durch Zuschauen, indirekte Erläuterungen und Beispiele. Der sprachliche Ausdruck dafür könnte sein: „Wenn sich der Motor so anhört, weiß ich, dass …“, „ich weiß nicht genau warum, aber meine Erfahrung sagt mir …“. Genaue Gründe für dieses Urteil kann der Mitarbeiter aber nicht nennen.

Eine ähnliche Unterscheidung wird in der Psychologie zwischen deklarativem und prozeduralem Wissen gemacht.

Risiken durch Wissensverlust bei einem Mitarbeiterwechsel

Auch mit einem ausführlichen Debriefing, einem Abschlussgespräch oder einer Einarbeitung des Nachfolgers wird ein Teil des Wissens des Vorgängers verloren gehen. Das ist ein Risiko. Folgende Beispiele sollen dies illustrieren:

Risiko beim Technik-Know-how beachten

Ein wichtiger Mitarbeiter der IT-Abteilung will das Unternehmen verlassen. Trotz aller Dokumentation, Analyse seiner Aufgaben und einer Einarbeitung der Nachfolgerin können nicht alle Bereiche der bisherigen Tätigkeit überprüft und eindeutig dokumentiert werden. Das betrifft beispielsweise Anpassungen in Anwendungsprogrammen oder die Einstellungen der Computer. Das Risiko besteht darin, dass es nach dem Weggang zu Problemen mit Hardware und Software kommen kann, die nur sehr aufwendig behoben werden können, weil das Expertenwissen des früheren Mitarbeiters fehlt.

Risiko wegen Verlust eines Kunden

Die scheidende Mitarbeiterin hatte ein sehr gutes Verhältnis zur Einkäuferin eines wichtigen Kunden. Ob der Nachfolger dieses Verhältnis in gleicher Weise fortführen kann, ist offen (Risiko). Eventuell entscheidet die Einkäuferin nun, Projekte neu auszuschreiben oder sie kauft ab sofort auch bei anderen Lieferanten.

Solche Risiken lassen sich eingrenzen, wenn Vorgänger und Nachfolger eine Weile zusammenarbeiten.