Lastenheft erstellenWofür braucht es ein Lastenheft?

Im Lastenheft schreibt ein Auftraggeber, Kunde oder Interessent auf, was er von seinem Auftragnehmer, Lieferant oder Anbieter erwartet. Der Auftragnehmer kann dann beurteilen, ob und in welcher Form er die erwarteten Leistungen erfüllen kann. Mit dem Lastenheft werden die Abstimmung erleichtert und Anforderungen schneller geklärt.

Dem Lieferanten sagen, was man will

Ein Lastenheft ist hilfreich, wenn Sie jemandem anderen mitteilen wollen, welche Leistungen Sie von ihm erwarten. Das betrifft vor allem Unternehmen, die ein anderes Unternehmen mit der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen beauftragen wollen. Der Lieferant muss dann wissen, was genau sein Kunde will. Der Kunde schreibt dies im Lastenheft auf. Ohne solche Vorgaben eines Interessenten oder Kunden kann der Lieferant kaum entscheiden, was er dem Kunden anbieten kann und wie er sein Angebot formulieren soll.

Viele Produkte sind standardisiert, normiert oder allen Kunden bekannt. Der Hersteller und Lieferant nennt die Merkmale dieser Produkte in seinem Produktdatenblatt oder anderen technischen Beschreibungen. Der Kunde weiß, was er kauft. Wenn aber das Produkt oder die Dienstleistung für den Kunden individuell hergestellt oder angepasst werden soll, dann muss der Kunde erst einmal formulieren, was er will. Dann ist das Lastenheft des Kunden für den Lieferanten Grundlage dafür, um zu entscheiden, ob er als Anbieter überhaupt ein geeignetes Produkt im Sortiment hat und ein individuelles Angebot abgeben will.

Das Lastenheft ist also hilfreich und oft notwendig, damit die Abstimmung und Kommunikation zwischen Kunde (Interessent, Auftraggeber) und Lieferant (Anbieter, Auftragnehmer) klar, nachvollziehbar und verständlich funktioniert.

Beispiele für Anwender und Nutznießer eines Lastenhefts

Ein Lastenheft wird von einem Auftraggeber erstellt und dem (potenziellen) Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Dabei können unterschiedliche Personen oder Bereiche Auftraggeber und Auftragnehmer sein. Zum Beispiel:

Beschaffung von Bauteilen für ein Produkt

Auftraggeber: Produktentwickler, der ein Bauteil für sein neues Produkt von einem Lieferanten beschaffen will.

Auftragnehmer: Lieferant, der vergleichbare Bauteile im Programm hat oder das notwendige Know-how für die individuelle Entwicklung und Herstellung des Bauteils besitzt.

Entwicklung eines neuen Produkts

Auftraggeber: Produktmanagement, das ein neues Produkt am Markt einführen möchte.

Auftragnehmer: Entwicklungsabteilung im eigenen Unternehmen, die aus den Vorgaben und Ideen des Produktmanagements ein funktionsfähiges und für den Markt taugliches Produkt entwickeln und konstruieren soll.

Entwicklung oder Anpassung einer IT-Lösung

Auftraggeber: Abteilungsleitung eines Fachbereichs im Unternehmen, der ein spezielles EDV-Tool für die Aufgaben der Abteilung beschaffen oder ein bestehendes überarbeiten will.

Auftragnehmer: Externer IT-Anbieter, der ein geeignetes EDV-Tool im Programm hat oder ein spezielles Tool entwickelt; oder die unternehmensinterne IT-Abteilung, die das EDV-Tool im Fachbereich anpasst.

Beratungsdienstleistung

Auftraggeber: Geschäftsleitung, die für die Expansion in Indien einen Beraterpartner vor Ort sucht.

Auftragnehmer: Unternehmensberatung mit Know-how für die Geschäftsgründung in Indien.

Outsourcing

Auftraggeber: Leitung einer Betriebsniederlassung, die das Gebäudemanagement und Catering, die bislang selbst durchgeführt wurden, an ein Serviceunternehmen auslagern will.

Auftragnehmer: Serviceunternehmen für Gebäudemanagement, das Instandhaltung, Reinigung und Catering anbietet.