ProtokollführungWofür braucht es ein Protokoll?

Protokolle sind in allen Organisationen ein wichtiges Werkzeug für die Kommunikation und Organisation. Das Schreiben eines Protokolls ist aufwendig. Deshalb scheuen diesen Formalismus. Aber wenn der Zweck geklärt ist, kann die richtige Form eines Protokolls viele Vorteile bringen.

Protokolle sind ein wichtiges Instrument für die Dokumentation und Steuerung von Abläufen, Handlungen und Projekten in Unternehmen. Es geht nicht nur darum, die Ergebnisse von Besprechungen oder Workshops festzuhalten, sondern vor allem darum, zukünftige Aktivitäten der betroffenen Mitarbeiter im Unternehmen zu steuern. Wer das Protokoll schreibt, legt damit fest, was die anderen dann tun.

Der Nutzen eines Protokolls

Neben Aktennotizen, Vermerken, Berichten, Memos oder Telefonnotizen sind Protokolle eine Form, um Ereignisse im Unternehmen schriftlich festzuhalten oder zu rekonstruieren und die Informationen an andere weiterzugeben. Sie sind insofern ein wichtiges Kommunikationsinstrument und Organisationsinstrument. Der Nutzen von Protokollen ist:

  • Gedankenstütze: Alle Teilnehmer einer Besprechung erinnern sich an Gesagtes und Beschlossenes.
  • Information: Andere Personen können über den Ablauf und die Inhalte einer Besprechung informiert werden; sie können beispielsweise erkennen, wer für ein Thema oder eine Aufgabe zuständig ist.
  • Organisation: Planung, Steuerung und Kontrolle von Aktivitäten, etwa beim Projektmanagement, werden unterstützt.
  • Motivation: Beschlüsse und vereinbarte Maßnahmen werden dokumentiert und sind so verbindlich.
  • Dokumentation: Für manche Themen, Sachverhalte oder Meetings ist es aus rechtlichen Gründen notwendig, ein Protokoll zu erstellen. Das gilt beispielsweise für Mitgliederversammlungen (Vereine), aber auch für Besprechungen der Geschäftsleitung, die damit dokumentiert, dass sie ihren Pflichten nachkommt.

Das Erstellen eines Protokolls ist aufwendig. Nur Kollegen oder Vorgesetzte, die um die steuernde Wirkung von Protokollen wissen, schreiben diese gerne selbst. Sie wissen: Protokolle werden oft eingesetzt, um im Unternehmen Politik zu betreiben und Interessen durchzusetzen.

Weitere Kapitel zum Thema