Arbeitszeit erfassen, verwalten, auswertenWofür muss die Arbeitszeit erfasst und ausgewertet werden?

Auf der geplanten und tatsächlichen Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter basieren viele unternehmerische und persönliche Entscheidungen. Erfahren Sie, warum Sie die Arbeitszeit erfassen sollten und warum es wichtig ist, dafür klare Regeln festzulegen.

Arbeitszeit ist eine grundlegende Größe für Arbeit in Unternehmen

Welche Zeit eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter in einem Unternehmen arbeitet, wann die jeweilige Arbeitszeit beginnt und wann sie endet – das ist eine wichtige Größe für unterschiedliche Vorgänge und Entscheidungen in einem Unternehmen. Wie viel Zeit ein Arbeitnehmer seinem Unternehmen zur Verfügung stellt, ist im Arbeitsvertrag festgelegt. Meist ist dort eine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart, die sagt, wie viele Stunden Arbeit der Arbeitgeber braucht und wie viele der Arbeitnehmer zur Verfügung stellen will. Das ist die Soll-Arbeitszeit.

Ein Unternehmen kauft diese Arbeitszeit von einem Arbeitnehmer für einen festgelegten Geldbetrag ein – das im Arbeitsvertrag vereinbarte Gehalt. Arbeitszeit gegen Arbeitsentgelt ist deshalb eine grundlegende Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Zwecke der Arbeitszeiterfassung

Die im Arbeitsvertrag vereinbarte Soll-Arbeitszeit wird regelmäßig mit der Ist-Arbeitszeit verglichen, also der Zeit, die eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter dann tatsächlich gearbeitet hat. Dazu muss diese Ist-Arbeitszeit in einer festgelegten Form erfasst und aufgeschrieben werden. Die Arbeitszeiterfassung kann mehrere Zwecke erfüllen:

Selbstkontrolle der Leistung

Der Beschäftigte kann seine eigene Leistung überprüfen: Wie viele Stunden habe ich gearbeitet? Welche Ergebnisse habe ich damit erzielt? Diese Leistung kann er dem Unternehmen gegenüber belegen.

Leistungskontrolle durch das Unternehmen

Das Unternehmen kann die Leistungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überprüfen: Wie viel Arbeitszeit wurde bezahlt? Welche Leistung und welche Ergebnisse wurden damit erreicht?

Abrechnung und Dokumentation von Überstunden und Mehrarbeit

Der Beschäftigte behält den Überblick, wie viel er tatsächlich arbeitet. Wie viele Überstunden haben sich angesammelt? Welche Arbeitszeit muss gesondert entgolten werden – durch Geld oder freie Zeit? Sollte weniger gearbeitet werden, um Überstunden zu vermeiden?

Schutz vor Überlastung

Wer zu viel und zu lange arbeitet, schadet sich selbst und dem Unternehmen. Um fit und gesund zu bleiben, braucht es ausreichend Pausen und Ruhezeiten. Mit der Erfassung der Arbeitszeit werden auch die Pausen ermittelt. Sie zeigen, ob diese im Tagesverlauf ausreichend sind aus Sicht des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Die Arbeitszeit zeigt auch das Verhältnis von Arbeit und Freizeit – die Work-Life-Balance.

Kalkulation von Projekten, Aufträgen und Preisen

Um Projekte, Kundenaufträge und Preise richtig kalkulieren zu können, braucht es einen Faktor, der den Verbrauch von Arbeitszeit in Projekten und Prozessen sichtbar macht. Das ist der Personalstundensatz, der auf der Grundlage der Arbeitszeit berechnet wird.

Projektsteuerung und Projektcontrolling

Ob ein Projekt oder ein Kundenauftrag wirtschaftlich durchgeführt oder erledigt wird, muss im Rahmen des Projektcontrollings ermittelt werden. Die im Projekt verbrauchte Arbeitszeit ist eine entscheidende Größe für die Projektsteuerung, die Kontrolle der Projektkosten und die Bewertung des Projekterfolgs.

Rechtliche Anforderungen

Das Arbeitszeitgesetz, das Gesetz zum Mindestlohn (in Deutschland), eine Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs und andere rechtliche Vorgaben zwingen Unternehmen und Beschäftigte, die geleistete Arbeitszeit zu dokumentieren und bei einer Prüfung nachzuweisen. Regelungen zum Arbeitsschutz zwingen Unternehmen und Beschäftigte, im Tagesverlauf Pausen bei der Arbeit einzulegen und diese zu dokumentieren. Das gilt besonders für gefährdete Berufsgruppen wie Fahrpersonal, Jugendliche oder werdende Mütter.