Entscheidungsvorlage erstellenWofür Sie eine Entscheidungsvorlage brauchen

Plötzlich kommt der Vorgesetzte und sagt: „Erstellen Sie bitte eine Entscheidungsvorlage und präsentieren Sie diese beim nächsten Meeting.“ Dann müssen Sie Informationen recherchieren und zusammenstellen, damit sich Entscheider ein Bild über Lösungen und Konsequenzen machen können. Mit der Entscheidungsvorlage schaffen Sie die Grundlage für gute Entscheidungen.

Auftrag der Geschäftsleitung oder der Vorgesetzten

Vorstände, Geschäftsführer und andere Manager erwarten von ihren Mitarbeitern, dass sie Entscheidungen vorbereiten können. Sie erteilen den Auftrag, ein Konzept auszuarbeiten als Grundlage für ihre Entscheidung. Wenn Sie einen solchen Auftrag erhalten, müssen Sie in Ihrem Konzept alle Informationen zusammentragen, die der Geschäftsleitung oder einem Gremium transparent aufzeigen, welche Konsequenzen mit einer Entscheidung verbunden sind.

Das setzt eine systematische Vorgehensweise zur Informationsrecherche und eine strukturierte Darstellung in einer Entscheidungsvorlage voraus. Um das zu leisten, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

  1. Auftrag besprechen: Worum geht es?
  2. Entscheidungssituation klären: Was oder worüber soll entschieden werden?
  3. Informationen recherchieren
  4. Informationen aufbereiten
  5. Entscheidungsvorlage erstellen und präsentieren

Hilfreich ist ein Schema, das vorgibt, wie die Entscheidungsvorlage erstellt wird und wie sie aussehen soll. Sie können mit einem solchen Muster für Entscheidungsvorlagen Ihre Vorgehensweise darauf ausrichten und wissen, welche Informationen Sie zusammenstellen müssen.

Informationen recherchieren und aufbereiten für weitreichende Entscheidungen

Eine Entscheidungsvorlage soll alle Informationen beinhalten, die dem Entscheider oder einem Entscheidungsgremium helfen, eine gute oder die richtige Entscheidung zu treffen. „Eine Entscheidung treffen“ bedeutet, es erfolgt eine Auswahl aus Handlungsoptionen. Eine Entscheidungsvorlage braucht es vor allem, wenn es um weitreichende Entscheidungen zu schwierigen Fragen und Themen geht. Zum Beispiel:

  • Soll der Eintritt in einen neuen Markt erfolgen?
  • Soll eine neue EDV-Technologie eingesetzt werden?
  • Soll eine Personalentwicklungsmaßnahme durchgeführt werden?
  • Soll ein Projekt für mehr Kundennähe gestartet werden?

Diese Entscheidung muss in diesen Fällen als eine Ja-Nein-Entscheidung aufbereitet werden. Es ist genauso möglich, die Fragestellung so zu formulieren, dass mit der Entscheidung aus mehreren Handlungsoptionen oder aus alternativen Lösungen ausgewählt wird. Beispiel für die entsprechende Fragestellung wäre dann: Welche der verfügbaren EDV-Technologien soll eingesetzt werden?

Die Entscheidungsvorlage soll auf solche Fragen eine nachvollziehbare Antwort liefern. Der Entscheider soll den Eindruck – im Idealfall die Gewissheit – haben, dass er mit der Entscheidungsvorlage alle Informationen hat, um diese Fragen zu beantworten. Zudem kann er seine Entscheidung gut begründen und belegen. Grundlage dafür sind die Informationen, Beispiele, Zahlen oder Fakten, die in der Entscheidungsvorlage zusammengestellt und beschrieben sind.

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