Meetings und Besprechungen verbessernZeitplan der Besprechung straffen

Den Zeitplan einhalten – das ist in vielen Besprechungen eine große Herausforderung. Oft beginnen die Meetings später, weil noch nicht alle da sind und sie dauern länger, weil viel geredet wird, aber nicht alle Themen besprochen sind. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie im Zeitplan bleiben.

Mit klarer Zeitvorgabe beim Thema bleiben

Grundlage für ergebnisorientierte Besprechungen ist ein straffer Zeitplan. Doch in vielen Fällen ist der schnell Makulatur. Denn: Meistens erfahren die Teilnehmer mit der Einladung, wann eine Besprechung beginnt – aber nicht, wann sie endet. Ohne eine verlässliche Uhrzeit, zu der die Besprechung beendet oder eben abgebrochen wird, ist keine straffe Vorgehensweise möglich, und schnell werden Ziele und Themen aus den Augen verloren.

Warum ist das so? Wenn sich in Ihrem Unternehmen die Einsicht durchgesetzt hat, dass Meetings sowieso immer sehr lange dauern und das geplante Ende der Besprechungszeit leicht nach hinten verschoben werden kann – dann reden alle gerne viel und über vieles. Kaum einer fühlt sich verpflichtet, beim Thema zu bleiben oder mit seinen Beiträgen sich auf das Wesentliche zu beschränken. Es ist ja genug Zeit, selbst auch noch (einmal) etwas dazu zu sagen. So zeigt sich das sogenannte Parkinson’sche Gesetz.

Meeting-Zeit möglichst knapp bemessen

Zeitdruck kann hilfreich sein. Planen Sie jede Besprechung so kurz wie möglich – und vielleicht sogar noch etwas kürzer. Das hilft, um beim Thema und bei der Agenda zu bleiben und nicht abzuschweifen. Schon bei der Planung wird die Besprechung so angelegt, dass sie ein fest umrissenes Thema und eine klare Zielsetzung hat. Denn nur dann führt sie in der knappen Zeit zu einem guten Ergebnis

Zwei – vielleicht radikale – Maßnahmen, um die Zeit von Besprechungen einzuschränken, können sein:

Besprechungszeit und Themen auf 30 Minuten reduzieren

Planen Sie für Ihre Besprechungen immer nur maximal 30 Minuten Zeit ein. Dann ist das Meeting definitiv zu Ende. Sind wichtige Punkte offengeblieben, werden diese festgehalten (Themenspeicher) und bei der nächsten Besprechung bearbeitet. Wenn der Themenspeicher regelmäßig überläuft, können Sie die maximale Besprechungszeit vorsichtig ausdehnen.

Timer einschalten und für alle sichtbar machen

Nutzen Sie eine Uhr mit Countdown-Funktion (Timer). Wenn zu Beginn festgelegt wurde, wie viel Zeit für die Besprechung oder für einen Tagesordnungspunkt investiert werden soll, zählt die Uhr zurück. Wichtig ist: Sie ist für alle immer sichtbar! Jeder erkennt sofort und ständig, wie viel Zeit für das Thema noch bleibt.

Der Vorteil von so radikalen Maßnahmen ist: Alle Teilnehmer bleiben beim Thema, die Besprechung verläuft sehr fokussiert und zielorientiert. Oft entwickelt sich dann im Team der Ehrgeiz, diese Zeitvorgaben einzuhalten. Vielredner werden gebremst. Alle erkennen sofort, dass es für das Team wichtig ist, dass die Besprechungszeit beachtet wird – sowohl der pünktliche Start, damit nicht alle auf einen warten, als auch das rechtzeitige Ende, weil die Teilnehmer im Anschluss weitere (berufliche oder private) Verpflichtungen haben.

Damit ein so straffes Zeitmanagement funktioniert, müssen Sie den Ablauf sehr genau planen: Einstieg, Bearbeitung des Themas, Festhalten der Ergebnisse. Planen Sie am Ende immer noch fünf Minuten ein, um die noch offenen Punkte aufzuschreiben und festzulegen, wie damit umgegangen wird; Sie können zum Beispiel einen weiteren Besprechungstermin planen.

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