ZeitmanagementZiele und Aufgaben bestimmen die Zeitplanung

Wenn Ihre Aufgaben mit Ihren persönlichen und beruflichen Zielen übereinstimmen, werden Sie langfristig erfolgreich sein. Dazu müssen Sie wissen, welche Ziele Sie verfolgen und welche Aufgaben Sie dazu mit welcher Priorität und in welchem Umfang erledigen müssen.

Ohne Ziele keine sinnvolle Zeiteinteilung

Um die Zeit sinnvoll zu nutzen, ist der entscheidende Schritt, die Zielfrage vorrangig zu klären. Das weitere Zeitmanagement ist dann ein Mittel zur Zielerreichung. Deutlich wird dieser Zusammenhang anhand einer Episode aus „Alice im Wunderland“ von Lewis Carrol:

Alice fällt in einen Brunnen und ist in einer anderen Welt. Es gefällt ihr und sie schaut sich um. Sie kommt an eine Wegkreuzung und trifft dort eine Katze. „Würdest du mir bitte sagen, wie ich von hier aus weitergehen soll?“, fragt Alice. „Das hängt zum größten Teil davon ab, wohin du möchtest“, antwortet die Katze. „Ach, wohin ist eigentlich gleich“, sagte Alice. „Dann ist es auch egal, wie du weitergehst“, sagt die Katze.

Merkmale von persönlichen und beruflichen Zielen

Erst wenn Sie Ihre Ziele kennen, werden Arbeitstechniken effektiv, weil Sie Ihre individuellen Kräfte und andere Ressourcen auf einige wenige Schwerpunkte konzentrieren können. Wichtig bei Zielen: Ziele müssen sinnvoll, erreichbar, lohnend und erstrebenswert sein. Kurz: Ziele müssen begeistern können. Dabei sollten Sie Fernziele und Etappenziele unterscheiden.

Etappenziele helfen, ein weit gestecktes Fernziel zu erreichen. Denn Etappenziele sind – im Vergleich zu den Fernzielen – verhältnismäßig leicht und schnell zu erreichen. So schaffen Sie Erfolgserlebnisse und Selbstvertrauen und Sie erhöhen die Motivation. Durch Etappenziele rückt das Fernziel, das über eine höhere Zugkraft verfügt, näher und erscheint dadurch erstrebenswerter.

Wenn Sie Ihr Zeitmanagement an Ihren persönlichen Zielen ausrichten wollen, sollten Sie folgende Arten von Zielen unterscheiden:

  • Rahmenziele oder Richtziele: Sie beziehen sich auf persönliche Werte oder Leitbilder: Was ist persönlich oder beruflich grundsätzlich wichtig? Beispiel: „Ich will mich beruflich weiterentwickeln.“
  • Strategische Ziele oder Fernziele, die Sie mittel- bis langfristig verfolgen: Was soll in den nächsten 6 bis 24 Monaten erreicht werden? Beispiel: „Ich möchte eine Fortbildung im Bereich … durchführen.“
  • Taktische Ziele, Zwischenziele oder Etappenziele, um die strategischen Ziele zu erreichen. Beispiel: „Ich suche ein geeignetes Fortbildungsangebot und spreche mit meiner Vorgesetzten darüber.“
  • Operative Ziele für die nächsten Tage: Was soll als nächstes konkret erreicht werden? Auch dies können Etappenziele sein. Gerade bei schwierigen und mühsamen Aufgaben sind diese kleinen Etappenziele sehr wichtig. Beispiel: „Ich erstelle diese Woche eine Liste der Anbieter und der Fortbildungsangebote.“

Nur dort, wo Ziele vorhanden und klar formuliert sind, kann Erfolg gemessen werden. Kontrolle ohne vorausgegangene Zielsetzung ist Unsinn. Zielsetzung ohne Kontrolle aber auch. Deshalb sollten Sie für alle Ziele immer einen Termin vorgeben: Bis wann soll das Ziel erreicht sein? Und Sie sollten klären: Woran erkennen Sie, ob das Ziel erreicht ist?

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