BewerbungAbsagen schreiben

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Viele Absagen sind standardisiert und damit unpersönlich. Wer indes wertschätzende, verbindliche und motivierende Signale sendet, hält die Tür für ein erneutes Gespräch offen – und stärkt sein Image als Arbeitgeber.
erschienen: 27.01.2015
Schlagwörter: Bewerbung, Arbeitgebermarke
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Wenn Unternehmen aus Gleichgültigkeit, Zeitdruck oder aus rechtlichen Gründen beim Schreiben von Absagen Standardformulierungen wählen, beeinträchtigen sie mitunter nicht nur die Beziehung zum Bewerber. Standardabsagen bergen auch das Risiko, dass sich Bewerber künftig bei jenen Unternehmen auch nicht mehr bewerben werden.

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Standardformulierungen können falsche Botschaften vermitteln

Standardformulierungen laufen Gefahr, falsche Botschaften zu vermitteln. So werden die „zur Entlastung zurückgesandten Unterlagen“ häufig als (physische) Belastung für den Personaler betrachtet. Und die Formulierung, die „Absage nicht als Kritik an der eigenen Person“ zu verstehen, wird aufgrund der ungeschickten Formulierung doch als Kritik verstanden.

Auch in Negationen verpackte Komplimente bewirken meist das Gegenteil. So lösen gut gemeinte Aufmunterungen wie „nicht den Kopf hängen zu lassen“ oder „nicht frustriert zu sein“ in der Regel anders als gewollt negative Gefühle beim Bewerber aus und sind damit nicht hilfreich.

Ein respektvoller Umgang mit Bewerbern ist daher wichtig und ein Zeichen von Professionalität. Wer Absagen wertschätzend und persönlich formuliert, hinterlässt beim abgelehnten Bewerber einen positiven Eindruck. Die Folge: Die Bewerber sind eher bereit, das Unternehmen trotzdem weiterzuempfehlen und sich möglicherweise erneut auf eine Position zu bewerben.

Einleitung des Absageschreibens wertschätzend formulieren

Bereits im einleitenden Satz der Absage können Personaler echte Anteilnahme auf kreative Weise kommunizieren. In jedem Fall sollten sich Unternehmen an dieser Stelle für die Bewerbung bedanken und auch auf die Zeit und Mühe zurückkommen, die in die Bewerbung investiert wurden. Verfügt der Bewerber über hohe Qualifikationen, fällt eine Absage besonders schwer. In die Formulierung sollte wahrheitsgemäß einfließen, dass der Bewerber in der engeren Auswahl war oder sich in bestimmten Punkten positiv hervortat.

Beispiele: Wertschätzende Einleitung der Absage

„Ihr außergewöhnliches Profil könnte zu uns passen. Könnte. Denn im Augenblick ist im Bereich XY, auf den Sie sich bewerben, leider keine Stelle vakant. Sie lesen richtig: im Augenblick. Das heißt, das wird sicher nicht so bleiben. Unser Unternehmen wächst weiter.“

„Vorweg ein ganz großes Kompliment: Ihre Bewerbung und die Art Ihrer Bewerbung sind wirklich beeindruckend. Wir finden das ganz toll. Behalten Sie sich diese Form bei, damit heben Sie sich sehr von der Masse ab.“

„Wir waren beeindruckt von Ihnen und Ihren Qualifikationen – Sie waren in unserer engsten Auswahl.“

Absage begründen

Spürt der Bewerber einen individuellen Bezug zu vorausgegangenen Kontakten oder seinen Referenzen, wird das Auswahlverfahren erläutert oder gar die Entscheidung begründet, dann kann er die Absage nachvollziehen und gewinnt die Möglichkeit, sich für die Zukunft besser aufzustellen.

Fehlt eine Begründung in der Absage, gibt das Raum für Spekulationen und Frustration. Wird sie hingegen konkret begründet, kann der Bewerber die Absage nachvollziehen. Möglicherweise kann er die Absage auch auf den zweiten Blick als wertvolle Hilfe verstehen, die es ihm erlaubt, künftig erfolgreicher zu sein.

Beispiele: Begründung der Absage

„Manchmal sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für eine Entscheidung geben. In diesem Fall war Ihr Mitbewerber Ihnen einen kleinen Schritt voraus.“

„Sie denken, dass Sie gut zu uns passen könnten – auch wir sind dieser Meinung. Jedoch sind die Mitarbeiter bei XY genauso zufrieden wie unsere Kunden, daher gibt es zurzeit leider keine freie Position, in der Sie Ihre Fähigkeiten einbringen könnten.“

„Letztlich war es eine speziell für diese Aufgabe relevante Erfahrung, die uns einen Ihrer Mitbewerber als den geeigneteren scheinen ließ.“

Verbindlichkeit schaffen

Wenn Unternehmen einen Ansprechpartner bieten oder glaubwürdig den Wunsch vortragen, den Kontakt weiter zu pflegen, vermittelt das dem Bewerber das Gefühl, ein zukünftiger Kontakt sei erwünscht. Das Unternehmen hält sich alle Türen für einen Dialog offen.

Beispiele: Verbindlichkeit der Absage

„Wenn Sie ein ausführliches Feedback wünschen, können Sie sich selbstverständlich bei uns melden. Wir stehen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.“

„Sollten Sie wieder einmal eine für Sie interessante Position in unserer Organisation entdecken, zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben.“

„Wir hoffen, dass Sie uns in positiver Erinnerung behalten. Unsererseits schließen wir eine Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus.“

Motivierendes am Ende des Absageschreibens äußern

Motivierende Formulierungen am Ende des Absageschreibens prägen sich ein und bestätigen den Bewerber auf seinem Weg. Auch „Kleinigkeiten“ wie die Floskel „Herzliche Grüße“ anstatt des üblichen „Mit freundlichen Grüßen“ wirken in die richtige Richtung.

Beispiele: Motivierende Formulierungen in der Absage

„Wir wünschen Ihnen weiterhin einen ausgezeichneten Karriereweg.“

„Bei Ihrer weiteren Suche wünschen wir Ihnen mehr Erfolg und auch die Portion Glück, die manchmal nötig ist.“

„Wir sind uns sicher, dass Sie bald einen anderen Arbeitgeber von sich überzeugen werden.“

Bewerber sind potenzielle Kunden

Der Aufwand eines wertschätzenden Absageschreibens lohnt sich. Während viele Marketing-Abteilungen mit großem finanziellem Einsatz an ihrem Employer Branding arbeiten, kann die Personalabteilung mit relativ geringem Aufwand einen guten Eindruck bei Nicht-Angestellten hinterlassen. Denn: Der Bewerber von heute kann schon morgen als Kunde, Lieferant, Wettbewerber oder Anleger – oder nur als Multiplikator – wichtig für den Geschäftserfolg sein.

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Über den Autor
Dr. Wolfgang Achilles

Wolfgang Achilles ist Geschäftsführer der Jobware Online-Service GmbH.

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