ProzessplanungBrown-Paper-Methode anwenden – Prozesse visualisieren und analysieren

Beziehen Sie in die Brown-Paper-Workshops sowohl fachliche Expertinnen und Experten als auch Personen mit Kenntnissen und Erfahrung im Bereich Prozessmanagement ein.

Es genügt allerdings nicht, wenn nur Theoretiker anwesend sind, die sich zwar mit dem Prozessmanagement im Allgemeinen auskennen, aber nicht mit diesem speziellen Prozess und der praktischen Umsetzung einzelner Schritte.

Deshalb sind direkt in den Prozess involvierte Personen unbedingt einzubeziehen – unabhängig von ihrem Status als Expertin oder Experte. Sie können von ihren Erfahrungen berichten, auf bestehende Probleme hinweisen oder Bedenken hinsichtlich der Umsetzung von angedachten Änderungen äußern.

Manchmal ist es notwendig, Prozesse mehrfach zu besprechen, zu analysieren und zu bewerten. Planen Sie daher von Anfang an genügend Zeit ein, um mehrere Durchgänge durchzuführen – wenn möglich in wechselnder Besetzung, damit wirklich alle Betroffenen eingebunden sind und alle Sichtweisen berücksichtigt werden.

Nutzen Sie Haftnotizen, um Prozesse übersichtlich darzustellen und einzelne Schritte jederzeit flexibel verschieben zu können, bevor Sie den ganzen Prozess final visualisieren.

Achten Sie zu jeder Zeit auf die Korrektheit aller Details, damit das Ergebnis am Ende tatsächlich umsetzbar ist. Nutzen Sie außerdem Symbole, deren Bedeutung alle Beteiligten kennen.

Stellen Sie auf dem Brown-Paper alle Details dar, die bei der Ausarbeitung der ersten Entwürfe aufgefallen sind. Dazu gehören neben den gewöhnlichen Prozessschritten auf verschiedenen Ebenen:

• Überarbeitungsschleifen,
• unregelmäßige oder regelmäßige Verzögerungen und
• Schritte, die wiederholt, gleichzeitig oder abwechselnd ausgeführt werden müssen.

Fragen Sie während des Brown-Paper-Workshops regelmäßig und explizit nach, ob zum Beispiel vermeintlich unwesentliche oder optionale Schritte übersehen wurden. Das können am besten jene Personen beurteilen, die im Arbeitsalltag direkt in den Prozess involviert sind oder den Prozess regelmäßig analysieren (auch unabhängig vom Brown-Paper-Workshop).

Beginnen Sie einen Brown-Paper-Workshop mit den Schlüsselpersonen. Gleichen Sie die jeweils mit verschiedenen Personengruppen erarbeiteten Ergebnisse miteinander ab. Abweichungen werden analysiert. Der Prozess-Entwurf wird ergänzt und – wo sinnvoll – überarbeitet.

Wichtig: Beziehen Sie (interne oder externe) Kundinnen und Kunden mit ein, die das Prozessergebnis erhalten.

Steht der Entwurf, bitten Sie möglichst viele Personen, ihn zu kommentieren, zu korrigieren und zu ergänzen. Achten Sie dabei auf eine gute Übersichtlichkeit, einen logischen Aufbau und auf die Vollständigkeit.

Verschiedene Prozessebenen müssen optisch voneinander abgegrenzt werden. Die Funktionen sollten jeweils sofort ersichtlich sein. Planen Sie dafür genügend Platz und visuelle Hilfsmittel (Farben, Formen, Symbole) ein. Nur dann können die Beteiligten koordiniert zusammenarbeiten. Es darf kein Chaos entstehen und alles muss nachvollziehbar bleiben.

Die folgenden Regeln zur Brown-Paper-Methode sollten alle Beteiligten kennen und befolgen:

1. Standards einhalten: Halten Sie offizielle Standards und Regeln der Brown-Paper-Methode ein und informieren Sie alle Personen darüber, wie Sie bei der Bearbeitung des Brown Papers vorgehen. Wichtig sind etwa Kenntnisse über die Wahl der richtigen Farben und Symbole.
2. Unterschiedliche Meinungen akzeptieren: Es ist normal, dass gerade am Anfang nicht alle Personen die gleiche Meinung zur optimalen und korrekten Abfolge der Prozessschritte vertreten. Nutzen Sie diese Erkenntnis für sich und dokumentieren Sie alternative Wege auf dem Brown Paper.
3. Fragen dürfen unbeantwortet bleiben: Das Fragenstellen ist während eines Brown-Paper-Workshops wichtig, um Probleme zu identifizieren und neue Ideen zu entwickeln. Dass sich nicht jede Frage sofort beantworten lässt, ist kein Problem, sondern eine sinnvolle Erkenntnis. Was nicht spontan beantwortet werden kann, wird zurückgestellt und zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam bearbeitet.
4. Fragen sind positiv: Stellen Sie klar: Gezieltes Nachfragen ist nicht dafür gedacht, Personen bloßzustellen oder unter Druck zu setzen, sondern dient der Prozessanalyse und Ideenfindung.
5. Änderungen werden live verfolgt: Sorgen Sie dafür, dass Veränderungen am und Vorschläge zum Prozess live verfolgbar sind. Die entsprechenden Daten werden online erfasst und dokumentieren. Die Zugriffs- sowie Bearbeitungsrechte erhalten alle relevanten Personen. Achten Sie darauf, dass sich Änderungen durch Versionierung nachvollziehen lassen.
6. Entwürfe und Ideen werden nicht bewertet: Die ersten Ergebnisse auf dem Brown Paper dienen der Vorarbeit und Übung. Fehler sind erlaubt, sofern das Team daraus lernt, Schlüsse zieht und der Prozess verbessert werden kann. Zuerst werden Informationen dokumentiert, ausgewertet und Ideen gesammelt. Abschließende Entscheidungen über die Prozessoptimierung werden später gemeinsam gefällt.
7. Teilprozesse werden separat analysiert: Meist bietet es sich an, den Gesamtprozess schrittweise je Ebene zu erfassen, zu analysieren und zu bewerten. Erst danach betrachten Sie das große Ganze. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich Personen überfordert fühlen und wichtige Details übersehen werden.
8. Im Aktiv formulieren: Prozessschritte werden mit einem Nomen und einem aktiven Verb formuliert. Benennen Sie die auszuführende Tätigkeit oder Aktion für jeden Schritt – eindeutig, einfach und kurz.
9. Wenige Zusatzdokumente: Allgemeine Erläuterungen werden direkt auf dem Brown Paper notiert. Zusätzlich befestigt werden nur Haftnotizzettel mit kritischen Kommentaren und Dokumente mit Echtzeit-Daten, die sich laufend verändern.
10. Angabe in Prozent: Verwenden Sie Prozentzahlen für Entscheidungspunkte („Ja“ oder „Nein“). Wenn sich ein Prozesspfad weiter unterteilt, notieren Sie, wie häufig (ebenfalls in Prozent) der jeweilige Pfad verwendet wird.
11. Pfeile nutzen: Nutzen Sie Pfeile, um die Abfolge und Richtung auf dem Brown Paper darzustellen.
12. So einfach wie möglich: Das Brown Paper sollte ohne ergänzende (mündliche oder schriftliche) Erläuterungen verstanden werden. Es muss so einfach und eindeutig wie möglich gestaltet werden.

Diese Voraussetzungen sollten erfüllt werden, um mithilfe der Brown-Paper-Methode Prozess zu visualisieren und später zu optimieren:

• Kundinnen und Kunden werden einbezogen – am besten mehrfach.
• Prozesse werden nicht nur formell, sondern auch informell und emotional erfasst; so wie sie wirklich sind und erlebt werden.
• Kommuniziert wird auf lockere Art und Weise, dabei wichtig: Humor, Transparenz, Fairness und die bildsprachliche Kommunikation mit einfachen Symbolen, Farben und Formen.
• Verbesserungsmöglichkeiten werden deutlich und nachvollziehbar herausgestellt.
• Lücken und mögliche Problemquellen werden dokumentiert und berücksichtigt.
• Alle kritischen Aktivitäten werden so detailliert erfasst, dass sie sofort und ohne äußere Hilfe verstanden werden können.