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FirmenwagenWie Sie das Fahrtenbuch richtig führen

Gehören Sie zu denjenigen Unternehmern, die ein Fahrtenbuch führen? Dann sollten Sie auch wissen, wie Sie dieses ordnungsgemäß führen. Denn wenn das Finanzamt Grund zur Beanstandung hat, kann es den Anteil der privaten Nutzung unter Umständen pauschal festlegen. Die Folge: höhere Steuern für den Firmenwagen.
erschienen: 19.10.2009
Schlagwörter: Personalmanagement

Zweck eines Fahrtenbuchs

Grundsätzlich unterstellt der Gesetzgeber, dass Firmenwagen auch privat genutzt werden. Darum soll die Führung eines Fahrtenbuchs für die Zuordnung von Fahrten sorgen, die dienstlich beziehungsweise geschäftlich veranlasst sind.

Wann ist ein Fahrtenbuch „ordnungsgemäß“ geführt?

§ 6 Abs. 1 Nr. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) verwendet den Begriff des „ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs“. Im Zusammenhang mit einer entsprechenden Lohnsteuer-Richtlinie (R 31 Abs. 9 Nr. 2 S. 3) muss das Fahrtenbuch grundsätzlich folgende Mindestangaben enthalten:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblich veranlassten Fahrt (gerundete Kilometerangaben zählen nicht!)
  • Reiseziel (bei notwendigen Umwegen auch die Reiseroute)
  • Reisezweck (hier reichen allgemeine Beschreibungen wie etwa „Besprechung“ nicht aus)
  • Aufgesuchte Geschäftspartner

Insgesamt müssen die Aufzeichnungen so übersichtlich und geordnet sein, dass sie die Finanzbehörden ohne viel Aufwand überprüfen kann.

Hinweis

Werden während ein und derselben Dienstreise nacheinander mehrere Kunden an verschiedenen Orten besucht, können die einzelnen Fahrten von Kunde zu Kunde zu einer Eintragung zusammengefasst werden. Die Kunden müssen aber in zeitlicher Reihenfolge, so wie sie besucht worden sind, aufgeführt sein.

Für Privatfahrten reichen Kilometerangaben aus. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb genügt es, jeweils einen kurzen Vermerk im Fahrtenbuch anzubringen.

Wann ist ein Fahrtenbuch nicht „ordnungsgemäß“ geführt?

Jüngst hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Finanzämter allerdings ermahnt, die Anforderungen an das Führen eines Fahrtenbuches nicht ausufern zu lassen. Der Tenor: Enthält das Fahrtenbuch nur kleine Mängel, darf es deshalb nicht gleich in seiner Gesamtheit in Frage gestellt beziehungsweise nicht anerkannt werden (Urteil vom 10. April 2008, Az.: VI R 38/06). Nicht erlaubt hingegen sind bloße Ortsangaben, es sei denn, der Kunden oder Geschäftspartner kann aus der Ortsangabe eindeutig identifiziert werden. In der Praxis wird dies allerdings eher nicht gelingen. Auch nachträglich erstellte Kundenlisten werden von den Finanzbehörden nicht akzeptiert.

Strittige Rechtslage: Urteile zur „Ordnungsmäßigkeit“

Die Gerichte beschäftigt immer wieder die Frage, ob sie kleinere Mängel bei der Führung des Fahrtenbuchs noch durchgehen lassen oder ob diese Mängel doch keine eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben bieten. Im Folgenden sind zur Hilfestellung beispielhaft einige Urteile aus der jüngeren Rechtsprechung aufgeführt:

  • Wer im Fahrtenbuch über mehr als ein Jahr keinerlei Privatfahrten aufführt, muss damit rechnen, dass die Finanzbehörde Zweifel an der ordnungsgemäßen Führung hegt. Das Finanzgericht (FG) München (Beschluss vom 19.2.2009, 7 V 3717/08) sieht es als nicht glaubhaft an, dass der Dienstwagen über ein Jahr lang nicht für private Zwecke verwendet wurde.
  • Tauchen in einzelnen Fahrtenbucheintragungen immer wieder Fehler, Unregelmäßigkeiten und Widersprüche im Vergleich zu den übrigen Belegen auf (FG München, Urteil v. 14. Mai 2009, 15 K 2945/07), dann sind Zweifel an der Richtigkeit angebracht.
  • Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch liegt nur vor, wenn es zeitnah geführt worden ist. Zeitnähe bedeutet hierbei: Der zeitliche Zusammenhang zwischen einer durchgeführten Fahrt und dem schriftlichen oder elektronischen Festhalten dieser Fahrt in einer Aufzeichnung (BFH, Urteil v. 21. April 2009, VIII R 66/06).

Hinweis

Erleichterungen bei der Fahrtenbuchführung bestehen für bestimmte Berufsgruppen wie zum Beispiel Ärzte oder Rechtsanwälte. Aufgrund ihrer Verschwiegenheitspflicht brauchen Sie als Reisezweck lediglich die Begriffe „Mandantenbesuch“ beziehungsweise „Patientenbesuch“ aufführen. Namen und Adressen müssen allerdings in einem vom Fahrtenbuch getrennten Verzeichnis eingetragen werden.

[dw; Bild: Ewe Degiampietro - Fotolia.com]