ProjektabschlussLessons Learned im Projektmanagement

Lessons Learned bezieht sich auf die Praxis, aus vergangenen Erfahrungen wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft zu ziehen – sei es in Projekten, Unternehmensführung, persönlicher Entwicklung oder anderen Bereichen.

Diese Erkenntnisse umfassen sowohl positive als auch negative Erfahrungen, die genutzt werden, um zukünftig Entscheidungen zu verbessern und einmal begangene Fehler ab sofort zu vermeiden. Das Konzept der Lessons Learned dient dazu, aus der Vergangenheit zu lernen und zum Beispiel die Projektarbeit kontinuierlich zu optimieren.

Lessons Learned als eine Methode ist im modernen Projektmanagement ein fester Bestandteil.

Im Kontext Projektmanagement sind die Ziele von Lessons Learned:

• Bekannte Fehler werden nur einmal begangen; bei zukünftigen Projekten werden sie verhindert oder frühzeitig erkannt.
• Risiken für zukünftige Projekte werden verringert oder zumindest kalkulierbarer.
• Chancen werden erkannt und ab sofort besser genutzt.
• Die Qualität der Projektarbeit und der Projektergebnisse steigt.
• Projektziele werden schneller, günstiger oder verlässlicher erreicht.

Wie genau die Methode Lessons Learned beim Projektmanagement eingesetzt und umgesetzt wird, entscheiden Sie je nach Umfang des Projekts und Zeit, die Sie dafür investieren wollen.

Die einfachste Weise, Lessons Learned im Unternehmen anzuwenden: Am Ende eines Projekts setzen Sie sich mit dem Projektteam zusammen und besprechen, was gut war und was schlecht war.

Mit den Antworten werden Sie meist nicht auf Anhieb zufrieden sein, weil sich Projektbeteiligte nicht trauen, ehrlich zu sein. Das betrifft insbesondere die Frage „Was war schlecht?“. Zudem sind die Beteiligten oftmals nicht motiviert oder unvorbereitet oder beides.

Die fehlende Motivation rührt größtenteils daher, dass Mitarbeitende in der Vergangenheit die Erfahrung gemacht haben wie: Selbst wenn ich konstruktive, berechtigte und klare Kritik übe, resultieren daraus keine Veränderungen. Wenn ich Kritik übe, fühlen sich andere angegriffen; es drohen Konflikte. Wenn ich einen negativen Punkt nenne, wird das Projekt schlechtgeredet, obwohl es insgesamt sehr gut verlief.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Projektleiter, Teamleiterin oder anderweitig projektverantwortliche Person Lessons Learned überlegt sowie gezielt planen, einführen und anwenden – unter Einbezug des Teams. Es ist wichtig, dass diese Form der Projektbesprechung nicht ungesteuert und ziellos abläuft. Gehen Sie methodisch vor.

Führen Sie die folgenden vier Schritte durch, um die Methode Lessons Learned systematisch einzuführen und bei jedem Projekt effizient anzuwenden.

Schritt 1: Informieren und einbeziehen

Damit Lessons Learned zum bestmöglichen Ergebnis führt, informieren Sie Projektbeteiligte frühzeitig über die Durchführung. Erklären Sie nicht nur das Vorgehen, sondern erläutern Sie auch die Ziele und den nachhaltigen Sinn und Zweck. Klären Sie im Zuge dessen alle aufkommen Fragen, um Missverständnisse zu vermeiden und Vorurteile auszuräumen.

Handelt es sich um ein sehr großes Projekt, werden nicht alle Beteiligten aktiv in die Vorbereitung und Durchführung von Lessons Learned eingebunden. Stellen Sie stattdessen ein Team aus drei bis zehn Personen zusammen, welches hauptverantwortlich ist und Fragen oder Anliegen anderer Beteiligter beantworten kann.

Schritt 2: Notieren und dokumentieren

Während des gesamten Projekts sind alle Beteiligten dazu angehalten, Erlebnisse, Erkenntnisse und Erfahrungen zu sammeln – sowohl positive als auch negative. Die Informationen werden notiert und gesammelt. Alles, was aufgeschrieben wurde, wird nach Projektabschluss ausgewertet, um Maßnahmen sowie Erkenntnisse abzuleiten.

Eine im Projektteam geteilte Excel-Tabelle bietet sich als Dokument für das Sammeln von Informationen an. Halten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu an, die positiven und negativen Erfahrungen so einfach, kurz und prägnant wie möglich zu erfassen. Nutzen Sie dazu die folgende Vorlage:

Alternativ erstellen Sie eine eigene Tabelle, die zum Beispiel alle oder einige der folgenden Spaltenüberschriften enthält:

• eindeutige (ID-)Nummer je Zeile (um bei der Auswertung leichter darauf Bezug zu nehmen)
• Projektphase oder: Arbeitspaket, Thema
• Datum
• positiver oder negativer Eintrag („+“ und „–“ als Checkbox)
• Beschreibung: Was ist passiert? Was habe ich erlebt?
• mögliche Folgen oder Auswirkungen: für mich, für das Team, für das Unternehmen
• Beteiligte: Personen, Abteilungen, Teams
• (optional auszufüllen:) Vorschlag zur Lösung, Vermeidung oder Verbesserung

Schritt 3: Daten sichten und aufbereiten

Die für Lessons Learned Verantwortlichen sichten alle Notizen. Alle Aspekte werden aufgegriffen und erfasst. Doppelte Nennungen und einander ähnliche Beiträge werden zusammengefasst. Wichtig hierbei:

• Stellen Sie positive und negative Notizen nebeneinander (nicht untereinander)
• Gliedern Sie diese; zum Beispiel nach Projektphase, Arbeitspaket oder Thema
• Besonders gekennzeichnet werden die am häufigsten genannten Themen.
• Bei Bedarf werden mit den Projektbeteiligten Gespräche geführt, um Rückfragen zu stellen oder Details zu wichtigen Aspekten zu ergänzen.

Schritt 4: Workshop zu Lessons Learned durchführen

Folgende Personen nehmen am Workshop zu Lessons Learned teil:

• Projektmitarbeitende
• Projektleiterin oder Projektleiter
• relevante Stakeholder
• Moderatorin oder Moderator

Falls auch Personen teilnehmen, die nicht laufend involviert oder aktiv am Projekt beteiligt waren, erhalten sie eine kurze Einführung: Was waren die Ziele und Zwischenziele des Projekts? Wurden diese (rechtzeitig) erreicht? Gab es größere Probleme?

Die Agenda des Workshops zu Lessons Learned könnte folgendermaßen aussehen:

1. Begrüßung
2. Vorstellungsrunde (falls erforderlich)
3. Austausch über Ziele des Workshops und Erwartungen der Anwesenden
4. kurze Information zum Projekt: Worum ging es?
5. Regeln für die folgende Besprechung der Lessons Learned
6. Alle Notizen werden kurz vorgestellt und bei Bedarf besprochen; nach Themen sortiert; positive und negative Notizen gleichzeitig (nebeneinander)
7. Diskussion in der Gruppe: Ursache, Auswirkung und Handlungsempfehlung (mit einem Zeitlimit)
8. Resultat, mögliche Maßnahmen und weiteres Vorgehen
9. Sichtbar für alle festhalten (auf Flipchart): Was lernen wir daraus?
10. Gegenseitiges Feedback zum Verlauf des Lessons-Learned-Workshops

Am meisten Zeit investieren Sie in die Punkte 7 bis 9, denn hier geht es um den Kern von Lessons Learned: Welche Erkenntnisse gewinnen wir daraus? Was machen wir zukünftig anders, besser, häufiger, stärker, gleich, weniger oder gar nicht mehr? Was sollten wir beibehalten, ausbauen, pflegen? Was sollten wir abstellen, vermeiden, verändern?

Die Handlungsempfehlungen werden finalisiert. Planen Sie dazu einen weiteren Besprechungstermin ein, bei dem nur noch aktiv am Projekt beteiligte Personen teilnehmen.

Zwischen dem Workshop zu Lessons Learned und dem Folgetermin sollte mindestens eine Woche liegen, damit alle Personen ihre Gedanken in Ruhe reflektieren und präzisieren können.

Thematisieren Sie insbesondere die Weitergabe von Informationen:

• Wo und auf welche Weise werden Handlungsempfehlungen erfasst, damit man auch bei folgenden Projekten davon profitiert?
• Wie stellt man sicher, dass andere Teams und Abteilungen Zugang zu den Ergebnissen des Lessons-Learned-Workshops haben?
• Wie wird geprüft, ob sich alle an die Empfehlungen halten?
• Wer gibt zukünftig neue Handlungsempfehlungen frei; wer gestattet die Bearbeitung bestehender Empfehlungen? Wird dazu ein bestimmter Prozess festgelegt?

Diese Punkte müssen nicht für jedes Projekt oder jeden Workshop zu Lessons Learned neu festgelegt, sondern nur einmal sorgfältig ausgearbeitet werden.